Data besar menyulitkan navigasi, yang pada kelanjutannya menyulitkan analisa.
Outline memudahkan kita menyembunyikan atau menampilkan kelompok data tertentu. Dengan gitu, kita bisa fokus pada kelompok data tersebut tanpa terganggu lainnya.
Artikel kali ini membahas bagaimana cara membuat outline di Excel.
Kami menggunakan data yang bisa teman-teman download pada file di bawah untuk keperluan demo-demo di artikel ini.
File: outline-excel.xlsx.
Apakah Fungsi Outline di Excel Worksheet?
Outline adalah cara mengelompokkan data di Excel menjadi hirarki informasi.
Hirarki ini memecah suatu rentang data menjadi kelompok data yang lebih kecil dari tingkat tertinggi sampai terendah.
Dengan outline, kita bisa menyembunyikan atau menampilkan suatu kelompok data untuk fokus pada kelompok lain.
Pada Gambar 01, kami menampilkan data sebelum dan sesudah diubah menjadi outline.
Pada Gambar 01, data dipecah menjadi tingkatan-tingkatan. Toiletris berada di level 1, Pasta Gigi di 2, dan Dodoldent di Level 3.
Excel mengijinkan maksimal sampai delapan outline.
Ada dua cara untuk membuat outline, yaitu secara otomatis dan manual.
Excel hanya mengijinkan satu outline untuk setiap worksheet.
Bila butuh lebih dari satu, kita perlu membuatnya di worksheet yang berbeda.
Syarat Untuk Membuat Outline di Excel
Seperti manusia, tidak semua rentang data diciptakan sama. Tidak semua rentang data bisa diolah untuk membuat outline di Excel.
Pada Gambar 02, kami mencoba mengelompokkan baris secara otomatis. Excel menolak dengan menampilkan pesan kesalahan.
Kita perlu mengubah struktur data pada Gambar 02 menjadi seperti di bawah ini.
Berdasarkan Gambar 03, berikut adalah syarat untuk membuat outline di worksheet:
- Data memiliki kepala baris.
- Setiap kelompok data memiliki baris atau kolom ringkasan, baik berupa total, rata-rata, atau bentuk ringkasan lainnya.
Syarat lain adalah tidak boleh ada baris atau kolom yang sama sekali kosong. Kadang, kita tetap bisa bikin outline saat kondisi ini terjadi, tapi tampilannya jadi gak enak dilihat dan struktur jadi gak konsisten.
Cara Mengelompokkan Data di Excel Secara Otomatis dengan Outline
Demo ini bertujuan mengelompokkan data di Excel secara otomatis menggunakan rentang data pada Gambar 03.
Dengan cara otomatis, kita cukup klik satu perintah dan Excel akan membuat outline untuk setiap group data.
(Demo 01) Berikut cara mengelompokkan data di Excel secara otomatis.
- Pilih cell dari rentang data yang ingin dikelompokkan.
- Klik perintah Auto Outline pada tab Data → Kelompok perintah Outline → Auto Outline.
Tips: Gunakan shortcut keyboard ALT,A,G,A untuk menghemat Langkah 2.
Hasilnya bisa teman-teman lihat pada Gambar 05.
Apa Saja Bagian-bagian Dari Outline Excel
Outline level button (1) menunjukkan level atau tingkatan data outline. Mengklik salah satu dari tombol-tombol ini akan membuka atau menutup level bersangkutan dan level-level di bawahnya.
Grouped rows (2) adalah di mana baris-baris worksheet Excel dikelompokkan. Setiap kelompol diakhiri dengan baris ringkasan yang terletak di bagian bawah setiap kelompok.
Grouped columns (3) adalah di mana kolom-kolom worksheet Excel yang dikelompokkan. Setiap kelompok diakhiri dengan kolom ringkasan yang berada di sisi terkanan kelompok tersebut.
Collapse button (4) adalah tombol untuk menyembunyikan detail data dari level bersangkutan dan level-level di bawahnya.
Expand button (5) adalah tombol untuk menampilkan detail data dari level tertentu dan level-level di bawahnya.
Cara Mengelompokkan Data di Excel Secara Manual menjadi Outline
Berbeda dengan cara otomatis, cara manual butuh beberapa langkah lebih panjang.
Dengan cara manual, kita perlu mengelompokkan data di Excel satu per satu untuk semua kelompok pada semua tingkatan, dari tertinggi sampai terendah.
Cara Mengelompokkan Data di Excel Secara Manual (Level 1)
(Demo 02) Berikut cara membuat outline di Excel secara manual untuk level 1.
- Pilih range level 1 tanpa mengikutkan baris summary level tersebut.
- Klik perintah Group pada tab Data → Kelompok perintah Outline → Group. Kotak dialog dengan nama sama akan tampil.
- Pilih Rows.
- Klik OK.
- Ulangi Langkah 1 sampai 4 untuk rentang level 1 lainnya.
Catatan: Sayangnya, Excel gak mengijinkan kita untuk memilih beberapa range sekaligus. Kita harus menerapkan outline untuk setiap kelompok satu per satu.
Cara Group Data di Excel Secara Manual (Level 2)
(Demo 03) Berikut cara membuat outline di Excel secara manual untuk level 2.
- Pilih range level 2 tanpa mengikutkan baris summary untuk level tersebut.
- Klik perintah Group pada tab Data → Kelompok perintah Outline → Group.
- Pilih Rows.
- Klik OK.
- Ulangi Langkah 1 sampai 4 untuk range level 2 lainnya.
Ulangi Demo 03 untuk rentang level 2 lainnya.
Cara Mengelompokkan Kolom di Excel Secara Manual
Pada Demo 02 dan 03, kita membuat outline untuk baris. Pada demo kali ini, kita akan membuat outline untuk kolom secara manual.
(Demo 04) Berikut cara mengelompokkan data di Excel secara manual.
- Pilih range untuk outline kolom tanpa mengikutkan kolom summary.
- Klik perintah Group pada tab Data → Kelompok perintah Outline → Group.
- Pilih Columns.
- Klik OK.
Cara Meletakkan Tombol Collapse/Expand di Atas Detail Outline
Tombol collapse dan expand berada di posisi horisontal yang sama dengan baris summary atau ringkasan.
Baris summary tidak selalu ada di bagian bawah detail. Beberapa pengguna ada yang meletakkannya di atas detail. Bila demikian, pastinya lebih nyaman bila tombol collapse/expand berada lokasi horizontal yang sama.
(Demo 05) Berikut cara meletakkan tombol collapse/expand di posisi atas detail.
- Pilih range yang ingin dijadikan outline.
- Klik dialog box launcher untuk membuka kotak dialog Settings.
- Non aktifkan Summary rows below detail.
- Klik OK.
Tips: Non aktifkan Summary columns to right of detail untuk kolom summary yang berada di sisi kiri detail data.
Menerapkan Format Font ke Baris Rangkuman
Pada demo-demo di atas, baris atau kolom summary punya format yang sama dengan detail.
Untuk memudahkan pembacaan, kita bisa menerapkan format font untuk baris-baris summary, yaitu italic (miring) untuk summary level 2 dan bold (tebal) untuk level 1.
Format ini diterapkan bila kita centang di kotak dialog Settings sebelum membuat outline. Perhatikan Gambar 09.
Tapi bila karena suatu sebab lupa melakukannya, kita bisa melakukannya setelah outline jadi.
(Demo 06) Berikut cara membuat format bagi baris (dan kolom) summary bagi outline.
- Pilih outline dengan seluruh rentang datanya.
- Klik dialog box launcher untuk membuka kotak dialog Settings.
- Klik Automatic Styles.
- Klik Apply Styles.
Hasilnya bisa teman-teman lihat seperti pada gambar di bawah ini.
Cara Menyembunyikan Data di Excel dengan Outline
Ada dua cara untuk menyembunyikan detail.
Menyembunyikan Data di Excel dengan Tombol Collapse dan Level Outline
Tombol collapse adalah tombol bertanda minus yang terletak sejajar horisontal dengan baris atau kolom rangkuman.
Tombol Level adalah tombol dengan notasi angka-angka 1, 2, 3, dan seterusnya.
Baik tombol minus dan level akan menyembunyikan detail data dari level bersangkutan dan level-level di bawahnya.
Setelah detail disembunyikan, hanya baris atau kolom summary yang tampil dan tombol collapse akan beralih tampilan menjadi tombol Expand (+).
Cara Menyembunyikan Data di Excel dengan Hide Detail
Alternatif bagi tombol collapse dan level adalah perintah Hide Detail.
Hide detail akan menyembunyikan level di mana kursor cell berada, beserta level-level di bawahnya.
Untuk menampilkan kembali rentang data, klik perintah Show Detail.
Menyalin Hanya Outline yang Tampak
Kita sudah belajar gimana menyembunyikan kelompok data tertentu di outline.
Sisanya, yaitu data yang tampak, adalah yang ingin kita gunakan. Untuk itu, kita mungkin mau memisahkan kelompok data tersebut ke lokasi lain dengan copy/cut dan paste.
Bila data tampak di outline memiliki kelompok data tersembunyi di antaranya, data tersembunyi tersebut juga akan ikut disalin.
Untuk menghindarinya, kita perlu fitur Visible Cells Only di Go To Special.
(Demo 07) Berikut cara copy outline hanya data yang tampak.
- Pilih range untuk kelompok data yang diinginkan.
- Klik perintah Go To Special untuk membuka kotak dialog dengan nama sama.
- Klik Visible Cells Only.
- Klik OK.
- Jalankan CTRL+C.
- Pilih lokasi baru.
- Jalankan CTRL+V.
Hasilnya bisa dilihat seperti pada gambar di bawah ini.
Tips: Sebisa mungkin jangan paste hasil copy outline di posisi baris atau kolom yang sama dengan baris atau kolom outline. Alasannya, saat kita menyembunyikan data di outline, hasil paste pun akan ikut tersembunyi.
Menghapus Outline di Excel
Menghapus outline bisa berarti menghilangkan outline secara keseluruhan dari worksheet atau dari kelompok data tertentu.
Sebelum menghapus outline, ada beberapa hal yang perlu diketahui:
- Menghapus outline tidak menghapus data dan styles.
- Kelompok data yang disembunyikan akan tetap tersembunyi.
- Outline yang sudah keburu dihapus tidak bisa dikembalikan dengan Undo atau CTRL+Z.
Menghapus Outline Secara Keseluruhan Dari Worksheet
Menghapus outline secara keseluruhan cukup dilakukan dengan klik perintah Clear Outline, seperti ditunjukkan pada Gambar 13.
Teman-teman dapat meletakkan kursor cell di mana pun di worksheet, tidak perlu secara khusus di rentang outline.
Cara Ungroup di Excel Untuk Menghapus Outline Data
Untuk menghapus outline dari kelompok data tertentu, kita gunakan perintah Ungroup.
(Demo 08) Berikut cara ungroup di Excel untuk menghapus outline kelompok data tertentu.
- Pilih rentang group data yang ingin dihapus, termasuk baris summary.
- Klik Ungroup di tab Data → Kelompok perintah Outline → Ungroup.
Penutup
Demikian bahasan kami mengenai cara membuat outline di Excel.
Membuat outline adalah cara mengelompokkan data berdasarkan kelompok-kelompok tertentu.
Mengelompokkan data di Excel ini bisa untuk kolom atau baris.
Apakah bahasan kami ini menjawab pertanyaan atau masalah teman-teman?
Bila ada pertanyaan lebih lanjut, masukan, atau tutorial tertentu, layangkan ke kolom komentar di bawah atau ke halaman Hubungi Kami.
Hasil demo-demo di atas bisa dilihat pada file di bawah ini.
File: outline-excel-hasil.xlsx.