Cara Menggunakan Find and Replace di Excel

Mencari suatu nilai dalam worksheet Excel bisa sangat merepotkan. Apalagi bila kita tidak yakin apa yang dicari atau di mana.

Di artikel kali ini, kami akan menjelaskan cara menggunakan Find and Replace di Excel untuk mencari atau mengganti suatu nilai dalam suatu worksheet atau workbook.

Demo-demo pada artikel ini menggunakan data di file berikut.

File: find-replace-data.xlsx.

Apa Itu Find and Replace di Excel?

Fungsi Find and Replace adalah sebagai fitur untuk mencari nilai (teks atau angka) tertentu di dalam suatu worksheet atau workbook.

Secara prinsip, Find dan Replace sama-sama mencari isi cell, Comments, dan Notes menggunakan kata kunci tertentu.

Perbedaan antara Find dan Replace adalah apa yang dilakukan keduanya saat teks yang dicari ditemukan.

Find hanya mencari teks.

Sementara itu, Replace akan mengganti sebagian atau keseluruhan teks dengan teks pengganti sesuai dengan kata pengganti yang dimasukkan.

Catatan: Walau pun isi cell kita adalah angka atau rumus dengan hasil angka, Excel akan menganggap semuanya sebagai teks saat melakukan pencarian.

Cara Memunculkan Find and Replace di Excel

Baik Find dan Replace terletak pada kotak dialog yang sama tapi berbeda tab.

Ada tiga cara memunculkan Find and Replace di Excel.

• Dengan shortcut keyboard, yaitu CTRL+F (fokus pada tab Find) dan CTRL+H (fokus pada tab Replace).
• Melalui Ribbon dengan langkah-langkah sebagai berikut:
  1. Klik tab Home di Ribbon → Pada kelompok perintah Editing, klik Find & Select.
  2. Klik Find untuk membuka tab Find atau Replace untuk tab dengan nama yang sama.

  

• Melalui kotak pencarian Microsoft Search dengan langkah-langkah sebagai berikut:
  1. Klik kotak pencarian Microsoft Search (Shortcut: ALT,Q).
  2. Ketikkan Find & Select untuk memulai pencarian.
  3. Klik hasil pencarian Find & Select.
  4. Klik Find untuk membuka tab Find atau Replace untuk tab Replace.

  

Cara Menggunakan Find and Replace di Excel

Cara Menggunakan Find di Excel

Pada demo ini, kami akan mencari data yang mengandung teks an pada baris-baris dengan warna latar (baris-baris genap).

(Demo 01) Berikut cara menggunakan Find di Excel untuk mencari data dengan format tertentu:

1. Tekan CTRL+F untuk membuka tab Find di Find and Replace.
2. Pada Find what, ketikkan an sebagai kata kunci.
3. Klik Options untuk membuka pengaturan lebih banyak (bila belum terbuka sebelumnya).
4. Pada Format, klik Choose Format From Cell.
5. Klik cell B4.
6. Pastikan pada Within terpilih Sheet.
7. Pada Look in, pilih Formulas.
8. Klik Find All untuk menampilkan daftar hasil cari.
9. Klik salah satu hasil cari untuk mengaktifkan cell bersangkutan.

Perhatikan. Excel tidak menyertakan baris-baris tanpa warna latar (baris-baris ganjil) pada hasil pencarian.

Cara Menggunakan Find di Excel pada Range Tertentu

Pada Demo 01, kita menggunakan Find untuk mencari data dengan keyword an. Walau pun mendapatkan hasil yang diinginkan, tapi ada hasil yang kita tidak butuh.

Sebagai contoh, Excel turut memberikan Daniel, Nanih, serta Wayan sebagai hasil, sementara kita mungkin hanya menginginkan nama klien saja.

Demo kali ini sama dengan Demo 01. Kami akan menambahkan kriteria untuk mengesampingkan nama salesman dan hanya melakukan pencarian nama-nama klien yang terletak pada range tertentu.

(Demo 02) Berikut cara menggunakan Find di Excel pada range tertentu:

1. Tekan CTRL+F untuk membuka tab Find.
2. Pada Find what, ketikkan an.
3. Klik Options untuk membuka pengaturan lebih banyak (bila belum terbuka sebelumnya).
4. Pada Format, klik Choose Format From Cell.
5. Klik cell B4.
6. Pilih range data yang diinginkan, yaitu B3:F14.
7. Pastikan pada Within terpilih Sheet.
8. Pada Look in, pilih Formulas.
9. Klik Find All untuk menampilkan daftar hasil cari.

Perhatikan. Excel kini hanya memberikan hasil pada range yang kita tetapkan alih-alih keseluruhan rentang data.

Pertanyaan: Teman-teman tahu kenapa kami memilih range pada Langkah 6 dan tidak lebih awal? Sampaikan jawabannya di kolom komentar.

Cara Menggunakan Replace di Excel Pada Range Tertentu

Demo kali ini kita akan:

• Mengganti unsur an pada nama klien dengan opi pada baris-baris dengan warna latar.
• Bila ketemu, ganti format font menjadi tebal dengan warna latar yang sama.

(Demo 03) Berikut cara menggunakan Replace di Excel pada range tertentu.

1. Tekan CTRL+H untuk membuka tab Replace di kotak dialog Find and Replace.
2. Pada Find what, ketikkan an.
3. Klik Options untuk membuka pengaturan lebih banyak (bila belum terbuka sebelumnya).
4. Pada Format, klik Choose Format From Cell.
5. Klik cell B4 untuk menentukan format yang diinginkan.
6. Pada Replace with, ketikkan opi.
7. Pada Format pengganti, klik tombol bersangkutan untuk membuka kotak dialog Format Cells dan memilih format pengganti (warna latar sama dengan font tebal).
8. Pastikan pada Within terpilih Sheet.
9. Klik Replace All.

Bila teman-teman ulang lagi Demo 01 atau Demo 02, bisa dipastikan cell yang memiliki nilai an tidak akan ditemui.

Catatan: Untuk pencarian di suatu rentang data dengan pengkondisian dan pemformatan lebih ekstensif, gunakan conditional formatting.

Bagian-bagian Find and Replace di Excel

Dari Demo 01, Demo 02, dan Demo 03, teman-teman sudah mendapat bayangan bagaimana Find and Replace di Excel bekerja.

Di luar ketiga demo tersebut, Find and Replace masih menyimpan banyak kemampuan yang bisa membantu hidup kita lebih mudah.

Kita akan menjelajahi kemampuan tersebut dengan membahas setiap bagian di Find and Replace satu per satu.

Find what adalah kata kunci yang kita gunakan untuk mencari isi cell, Notes, atau Comments.

Kata kunci bisa berupa:

• Nilai yang mewakili sebagian atau keseluruhan nilai yang dicari.
• Nilai yang menggunakan karakter istimewa untuk mewakili bagian yang kita tidak yakin.

Options berfungsi untuk membuka pengaturan tambahan pencarian, bila belum dibuka sebelumnya.

Bentuk dasar Find and Replace hanya berisi isian kata kunci (untuk Find) dan nilai penggantinya (untuk Replace).

Format adalah kriteria tambahan bila kita ingin mencari cell dengan format tertentu.

Dengan Format, kita bisa menyalin format dari cell tertentu atau menentukan sendiri lewat kotak dialog Format Cells.

Within adalah lokasi di mana kita ingin mencari, yaitu apakah di dalam worksheet atau workbook aktif.

Search adalah arah pencarian. Secara default, Excel akan melalukan pencarian dari kiri kanan, sepanjang baris, lalu ke baris berikutnya (By Rows).

Search digunakan untuk menentukan apakah pencarian dilakukan baris per baris atau kolom per kolom (By Columns).

Kita bisa melihat bagaimana Search bekerja saat menekan tombol Find Next (alih-alih Find All) atau Replace (alih-alih Replace All).

Look in memberi tahu Excel di mana pencarian harus dilakukan.

Ada empat pilihan Look in, yaitu Formulas, Values, Notes, dan Comments.

Match case, bila aktif, akan mencari nilai sesuai dengan penggunaan huruf besar dan kecil. Sebagai contoh, saat aktif, Excel akan membedakan antara EXCELANDOR, excelandor, dan EXCELandor.

Pada Demo 03, kita bisa mengganti Andrian (cell D6) menjadi Andriopi (alih-alih opidriopi) dengan mengaktifkan Match case.

Match entire cell contents hanya akan mencari isi cell, Comments, atau Notes sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan secara keseluruhan.

Find All akan membuka panel baru di bagian terbawah kotak dialog Find and Replace dan memberikan daftar hasil cari, bila ada. Lihat Gambar 03.

Find Next akan menelusuri hasil cari, bila ada, dengan menempatkan pointer di cell yang memiliki informasi yang sesuai dengan pencarian, satu per satu.

Penulusuran yang dilakukan Find Next disesuaikan dengan pilihan pada Search.

Replace with adalah nilai yang digunakan untuk mengganti nilai yang dicari.

Format adalah format yang dicari dan format yang digunakan untuk mengganti format yang menjadi subjek pencarian (Lihat Demo 03).

Replace All akan mengganti semua nilai yang dicari dengan dengan nilai pengganti dan menampilkan notifikasi jumlah hasil penggantian (Lihat Gambar 05).

Replace akan menulusuri dan mengganti hasil pencarian (bila ada), dengan menempatkan pointer di cell yang memiliki hasil yang dicari satu per satu.

Penulusuran yang dilakukan Replace disesuaikan dengan pilihan pada Search.

Cara Menggunakan Find and Replace di Excel dengan Tanda Asterisk, Tanda Tanya

Kita tidak selalu tahu kata kunci yang ingin kita gunakan saat menggunakan Find and Replace di Excel. Kadang, kita hanya ingat sebagian, itu pun tidak yakin.

Bila demikian, gunakan tanda asterisks (*) atau tanda tanya (?) untuk melengkapi kata kunci di bagian yang kita tidak yakin.

Fungsi tanda asterisk atau bintang di Excel dalam konteks Find and Replace adalah untuk mewakili rangkaian karakter apa pun di awal, di antara, atau di akhir nilai.

Tabel 01.

Kata Kunci	Isi Cell	Hasil
*el*	Excelandor	Ada
*excel	Excelandor	Ada
andor*	Excelandor	Ada
ex*Or	Excelandor	Ada
6*3	=116*350	Ada
6*3	=617*350	Ada
*	Excelandor	Ada
*	=617*350	Ada

Catatan: Contoh-contoh di atas menggunakan asumsi bahwa Match case dan Match entire cell contents tidak aktif.

Fungsi tanda tanya adalah untuk mewakili satu karakter apa pun di awal, di antara, atau di akhir nilai.

Tabel 02.

Kata Kunci	Isi Cell	Hasil
?el?	Excelandor	Tidak
El?	Excelandor	Ada
?do	Excelandor	Ada
?Excel	Excelandor	Tidak
Andor?	Excelandor	Tidak
Ex?Or	Excelandor	Tidak
6?3	=116*350	Ada
6?3	=617*350	Tidak

Catatan: Contoh-contoh pada tabel menggunakan asumsi bahwa Match case dan Match entire cell contents tidak aktif.

Fungsi tanda tilde (~) adalah untuk menghilangkan kemampuan tanda asterisks dan tanda tanya.

Penggunaan tanda ini adalah saat kunci pencarian kita mengikutkan tanda asterisks di mana tanda tersebut merupakan bagian dari nilai yang kita cari dan bukan karakter special.

Tabel 03.

Kata Kunci	Nilai	Hasil
5~*6	=345*678	Ada
5*6	=345*678	Ada
~*	=345*678	Ada
~*	Excelandor	Tidak
~*	Pin rahasia ******	Ada

Cara Menggunakan Find and Replace di Excel dengan Asterisk dan Tilde

Demo kali ini bertujuan untuk mengganti angka rahasia (dilambangkan dengan *) dengan angka yang sesungguhnya menggunakan asterisk dan tilde.

(Demo 04) Berikut cara menggunakan Find and Replace di Excel dengan tanda asterisk dan tilde.

1. Buka tab Replace dengan menekan CTRL+H.
2. Pada Find what, ketikkan ~*.
3. Pada Replace with, ketikkan 17.
4. Klik Replace All.

Hasilnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini.

Pertanyaan: Apa yang terjadi bila, alih-alih ~*, teman-teman mengisikan * pada Find what?

Perbedaan Formulas dan Values Pada Look in di Find and Replace

Telah kami sampaikan bahwa Look in memiliki empat pilihan, yaitu Formulas, Values, Comments, dan Notes.

Dua pilihan terakhir cukup jelas. Namun, dua pilihan pertama selalu mendatangkan pertanyaan.

Sederhananya, pencarian dengan Formulas akan mencari proses di dalam cell itu sendiri (tidak terlihat), sementara Values akan mencari apa yang di luar (terlihat).

Perhatikan tabel berikut.

Tabel 04.

Kata Kunci	Isi Cell	Hasil Rumus	Hasil Value	Keterangan
ce	Excel	Ada	Ada	Tidak ada perbedaan antara isi cell dengan hasil yang ditampilkan. Formulas atau Values akan memberikan hasil yang sama
ce	=CONCAT("Ex"; "cel")	Ada	Ada	Ada perbedaan antara isi cell dengan hasil yang ditampilkan, tapi keduanya masing-masing memiliki teks ce.
ce	=CONCAT("Exc"; "el")	Tidak	Ada	Pada Formulas, c dan e terpisah oleh “; “. Sebaliknya, menggunakan Values akan memberikan hasil karena yang tampak adalah kata Excel dan bukan rumusnya sendiri.
25	=25*40	Ada	Tidak	Rumus mengandung kata kunci yang dimaksud, yaitu 40. Tapi tampilannya, yaitu 1000, tidak memiliki angka 40.
1000	=25*40	Tidak	Ada	Tidak ada nilai 1000 pada rumus. Tapi, nilai yang tampil dari perkalian tersebut adalah 1000. Maka, pencarian dengan Values akan memberikan hasil.

Contoh di bawah ini digunakan untuk mencari nilai error tertentu.

• Mencari nilai error #NAME?.

Penutup

Demikian bahasan kami mengenai cara menggunakan Find and Replace di Excel.

Secara konsep, penggunaan Find and Replace adalah sangat sederhana. Tapi kombinasi setiap parameter pengaturan memberikan banyak kemungkinan yang bisa kita lakukan.

Bila teman-teman ada pertanyaan lanjutan atau masukan, silakan layangkan di kolom komentar.

---

SebelumnyaBerikutnya

---