Banyak detail yang bisa kita masukkan ke dalam suatu cell. Akibatnya, proses penyalinan data dengan Cut/Copy dan Paste membutuhkan ekstra kerja agar sesuai kebutuhan kita.
Artikel kali ini membahas cara menggunakan Paste Special Excel. Fitur ini adalah pengaturan bagaimana suatu informasi ditampilkan saat proses Paste.
Topik ini adalah kelanjutan dari dua artikel sebelumnya, yaitu Copy/Cut dan Paste. Kami sarankan membaca keduanya sebagai dasar sebelum berkutat dengan artikel ini.
Untuk demo, kami menggunakan data pada file di bawah ini.
File: paste-special-data.xlsx dan paste-special-theme.xlsx.
Mengenal Paste Special Excel
Perintah Paste tradisional akan menempatkan informasi ke cell tujuan apa adanya. Apa pun yang kita salin dari cell sumber – baik itu isi cell (teks, nilai, rumus), format, Comment, atau Note – akan ditempatkan di cell tujuan.
Paste Special Excel adalah sekumpulan perintah Excel untuk mengatur informasi apa saja yang ditampilkan di cell tujuan.
Dengan mengatur informasi yang tampil, kita bisa menyesuaikan data, format, atau lainnya dengan kondisi di cell tujuan, atau sebaliknya.
Cara Membuka Kotak Dialog Paste Special
Fitur terlengkap Paste Special Excel bisa diakses melalui kotak dialog dengan nama yang sama.
Ada tiga cara membuka kotak dialog Paste Special, yaitu:
- Dengan shortcut keyboard, yaitu melalui kombinasi Ctrl+Alt+V.
- Melalui Ribbon dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Pada Ribbon Home → Kelompok perintah Clipboard, klik dropdown di bawah icon Paste.
- Klik Paste Special.
Gambar 01. Membuka Paste Special Excel dari Ribbon. - Melalui menu konteks dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Klik kanan cell untuk menampilkan menu konteks.
- Di kelompok perintah Paste Options, klik Paste Special.
Gambar 02. Membuka Paste Special dari menu konteks (klik kanan).
Kotak dialog Paste Special terlihat seperti pada gambar di bawah ini.
Mengapa Paste Special Tidak Muncul di Excel
Ada dua sebab bila Paste Special tidak muncul di Excel, yang ditandai dengan warna abu-abu:
- Tidak ada informasi tersimpan di clipboard.
- Ada informasi tersimpan di clipboard, tapi tidak kompatibel dengan Excel.
Cara termudah untuk mengaktifkannya adalah dengan Copy atau Cut cell di Excel.
Mengapa Isi Kotak Dialog Paste Special Berbeda
Saat membuka Paste Special, ada kemungkinan teman-teman mendapatkan kotak dialog berbeda dengan Gambar 03.
Isi kotak dialog Paste Special bisa berbeda karena Excel mengenali informasi terkini di clipboard bersumber dari program lain atau objek Excel yang tidak bisa tampil penuh di dalam cell (seperti chart).
Solusinya, Copy atau Cut data yang berasal dari cell di Excel.
Cara Menggunakan Paste Special Excel
Pada demo kali ini, kita akan:
- Menyalin data dari workbook paste-special-data.xlsx ke workbook paste-special-theme.xlsx yang memiliki tema berbeda.
- Mengubah orientasi data dari kolom menjadi baris.
- Menghilangkan border cell di workbook tujuan.
(Demo 01) Berikut cara menggunakan paste special Excel.
- Buka workbook paste-special-data.xlsx (sumber) dan paste-special-theme.xlsx (tujuan).
- Pada workbook sumber, pilih cell data, yaitu A1:C4.
- Tekan Ctrl+C.
- Pada workbook tujuan, klik cell tujuan, yaitu A1.
- Tekan Ctrl+Alt+V untuk menampilkan kotak dialog Paste Special.
- Pilih kelompok perintah Paste, pilih All except borders.
- Klik Transpose.
- Pilih OK.
Hasilnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini.
Perhatikan. Hasil Paste menggunakan warna dan font berbeda dengan workbook sumber, yang disebabkan oleh penggunakan tema yang berbeda (Perhatikan perbedaan masing-masing Themes). Selain itu, data hasil Paste tersusun sepanjang baris dan setiap cell tidak memiliki border.
Tapi, apa yang sebenarnya baru kita lakukan? Apa itu All except borders? Apa itu Transpose?
Mengenali Data Contoh dan Spesifikasinya
Sebelum menggunakan Paste Special Excel, hal yang perlu kita ketahui adalah informasi (data dan format) apa saja yang tersimpan di cell sumber dan apa yang mau kita tempatkan di cell tujuan.
Data Gambar 06 adalah data yang kita gunakan pada Demo 01. Seperti terlihat pada gambar tersebut bahwa:
- Data memiliki orientasi kolom (tersusun sepanjang kolom untuk setiap kategorinya).
- Data memiliki format angka, warna font hitam, border, dan warna latar selang seling setiap barisnya.
- Cell B2 memiliki Notes dan cell B3 memiliki Comments.
- Range B2:B4 memiliki validasi.
- Range B2:B4 memiliki conditional formatting (terlihat latar pink dan font warna maroon).
- Range C2:C4 memiliki nilai yang berasal rumus perhitungan 5% dari penjualan Desember.
- Workbook menggunakan tema Office (tidak terlihat).
Catatan: Data pada Gambar 06 bisa diperiksa di workbook paste-special-data.xlsx.
Skip Blanks, Transpose, Paste Link di Paste Special Excel
Skip Blanks, Transpose, dan Paste Link dijumpai di bagian terbawah kotak dialog Paste Special.
Ketiganya bisa digunakan sendiri, berbarengan satu sama lain, atau dengan perintah Paste Special lain.
Skip Blanks: Cara Mengambil Data yang Tidak Kosong di Excel
Skip Blanks adalah cara mengambil data yang tidak kosong di Excel. Perintah ini hanya akan paste cell dengan nilai dan melewatkan blank cells dari cell sumber. (Perhatikan Gambar 07).
Bila kita gunakan Paste biasa (Ctrl+V) pada proses di atas, alih-alih Paste Special, maka nilai B2 dan B4 akan digantikan dengan blank cells.
Transpose: Cara Mengubah Baris Menjadi Kolom di Excel
Transpose di Excel adalah cara mengubah data dengan orientasi kolom (data tersusun sepanjang kolom) menjadi baris (data tersusun sepanjang baris) atau sebaliknya (Lihat Demo 01).
Paste Link: Cara Membuat Link Data di Excel
Paste Link adalah cara membuat link data di Excel antara cell tujuan dan cell sumber.
Pada Gambar 08, hasil Paste memiliki referensi ke cell sumber. Bila kita ubah cell sumber, cell target juga ikut berubah.
Link di cell tujuan akan hilang bila kita edit dengan nilai baru.
Fitur ini berguna saat kita berniat utak-atik data, tapi tidak mau perubahan diterapkan pada data asli.
Perintah-perintah Paste Special Excel
Cara Paste Semua Isi Cell
All adalah standar Paste di mana isi cell (teks, angka, rumus), validasi, format, Comment, dan Note ditampilkan apa adanya sesuai dengan sumber.
Penggunaan Ctrl+V setelah Ctrl+C atau Ctrl+X adalah contoh operasi All.
Cara Paste Rumus Pada Excel
Formulas hanya menampilkan isi cell (teks, angka, atau rumus) dari cell sumber ke cell tujuan.
Perhatikan Gambar 09. Format dalam bentuk apa pun tidak diikutkan di cell tujuan.
Cara Copy Paste Value di Excel
Values hanya menampilkan angka atau teks di cell tujuan. Bila cell sumber berupa rumus, Values akan menampilkan hasil dari rumus tersebut di cell tujuan. Perhatikan Gambar 10.
Cara Copy Paste Sesuai Format di Excel
Formats hanya menampilkan format cell sumber di cell tujuan dan melewatkan nilai, rumus, validasi, Comments, dan Notes.
Cara Copy Paste Comment dan Note di Excel
Comments and Notes hanya menampilkan Comment dan Notes dari cell sumber ke cell tujuan.
Cara Copy Paste Validasi Cell di Excel
Validation hanya menyalin validasi data dari cell sumber ke cell tujuan dan melewatkan detail lainnya (Perhatikan Gambar 12. Paste melewatkan semua elemen cell sumber dan hanya menempatkan validasi).
Tipe ini berguna bila kita punya validasi tertentu dan ingin menerapkannya ke rentang data lain, tanpa harus mengikutkan detail data sumber.
Baca: Cara copy validasi data di Excel.
Cara Copy Paste Tema Worksheet
All using Source theme akan menyalin semua detail cell sumber ke cell tujuan. Bila cell tujuan berbeda workbook dan tema, tipe Paste ini akan membawa serta tema workbook sumber. Perhatikan Gambar 13 (Lihat kembali Demo 01 dan Gambar 05).
Copy Paste Special Mengecualikan Border
All except borders membawa semua detail cell dan mengecualikan format Border (Gambar 14).
Cara Copy Paste Angka Rumus di Excel
Formulas and number formats hanya menyertakan isi cell (teks, angka, dan rumus) dan format angka dari setiap cell (Gambar 14).
Cara Copy Paste Angka Tanpa Rumus di Excel
Values and number formats akan menyertakan nilai cell (teks dan angka) serta format angka. Bila cell sumber berupa rumus, pilihan ini akan menampilkan hasil dan format rumus di cell tujuan.
Cara Copy Conditional Formatting di Excel
All merging conditional formats menyertakan isi dan kriteria conditional formatting dari cell sumber ke cell tujuan.
Cara Copy Lebar Kolom di Excel
Column Widths adalah cara copy lebar kolom di Excel, yaitu hasil paste menyesuaikan lebar kolom tujuan agar sama dengan lebar kolom sumber, tanpa mengikutkan apa pun.
Kami pribadi sering menggunakan perintah ini untuk menyesuaikan lebar kolom tujuan dan dilanjutkan dengan Paste isinya kemudian.
Perintah-perintah Paste Special Operation Excel
Operation menampilkan hasil operasi aritmetika dasar saat Paste Special Excel diterapkan.
Add menampilkan operasi penjumlahan antara cell tujuan dan cell sumber.
Subtract menampilkan operasi pengurangan antara cell tujuan dan cell sumber.
Multiply menampilkan operasi perkalian antara cell tujuan dan cell sumber.
Divide menampilkan operasi pengurangan antara cell tujuan dan cell sumber.
None tidak menampilkan operasi perhitungan apa pun dan adalah pilihan default untuk Operation.
Pada Gambar 17, kolom D, E, F, dan G masing-masing mengambil nilai dari kolom C. Kami Paste-kan cell A1 ke masing-masing kolom menggunakan Paste Special Operation.
Perhatikan D2 adalah 42 tambah 5. E2 didapat dari 42 kurang 5. F2 dari 42 kali 5. G2 dari 42 bagi 5.
Pertanyaan: Teman-teman tahu kenapa kolom F memiliki format berbeda dengan kolom D, E, dan G? Sampaikan jawaban di kolom komentar yah.
Menggunakan Panel Paste Special Excel
Sampai sini teman-teman sudah tau kelebihan dan bagaimana menggunakan Paste Special lewat kotak dialog.
Excel menyediakan akses lain untuk Paste Special tanpa harus membuka kotak dialog bersangkutan, yaitu melalui sub menu Paste di Ribbon dan menu konteks.
Panel Paste Special menyediakan akses cepat bagi perintah-perintah Paste Special. Panel-panel ini bisa diakses melalui beberapa cara.
Ribbon
Perintah-perintah Paste Special Excel bisa diakses melalui Ribbon secara langsung dengan mengklik dropdown yang terletak di bawah perintah Paste.
Menu Konteks
Perintah-perintah Paste Special pada menu konteks berada di bawah perintah Paste Options atau dengan mengklik tanda expand yang terletak di sebelah kanan perintah Paste Special.
Quick Analysis
Quick Analysis akan tampil saat kita melakukan Paste di cell tujuan.
Fitur ini akan tampil berupa pop-up kecil di sudut kanan bawah hasil Paste.
Kita bisa membukanya dengan mengklik dropdown yang ada atau menekan kunci Ctrl di keyboard.
Penutup
Demikian bahasan kami mengenai cara menggunakan Paste Special Excel.
Ada banyak perintah Paste Special yang bisa kita pakai sesuai kebutuhan.
Setiap perintah bisa digunakan secara mandiri, tapi bisa juga digabungkan dengan perintah-perintah lain.
Bila teman-teman punya pertanyaan atau masukan, silakan masukkan di kolom komentar.
Demo dan screenshot eksperimen bisa didownload pada file di bawah ini.
File: paste-special-hasil.xlsx dan paste-special-theme-hasil.xlsx.