Di jaman sekarang di mana semua serba digital, sesekali kita tetap perlu cetak worksheet yang kita kerjakan.
Karena itulah kali ini kita akan bicara bagaimana cara print di Excel, serta beberapa tips berguna.
Teman-teman bisa gunakan file berikut sebagai demo.
File: print-excel.xlsx.
Cara Mengatur Page Setup di Excel Agar Hasil Print Tidak Terpotong
Sebelum print, pastinya kita perlu menata dulu isi sheet, salah satunya agar data tidak terpotong pada lokasi yang tidak diinginkan.
Kami sudah memiliki artikel untuk itu, yang bisa teman-teman baca lewat link di bawah ini.
Baca: Page Setup Agar Hasil Print Tidak Terpotong.
Di artikel tersebut, teman-teman akan belajar bagaimana:
- Cara mengatur orientasi kertas.
- Cara mengatur ukuran kertas.
- Cara mengatur margin.
- Cara print area.
- Cara menggunakan Scale to Fit untuk mencetak seluruh isi worksheet dalam satu halaman.
Cara Mengatur Page Break, Header dan Footer di Excel
Mengatur isi worksheet agar terpotong di tempat yang lebih baik dan lebih enak dibaca, salah satunya, dilakukan dengan penggunaan page break.
Baca: Mengatur Page Break di Excel.
Selain itu, tidak jarang hasil print juga menyertakan informasi berupa teks singkat di header atau footer kertas.
Baca: Mengatur Header dan Footer Excel.
Cara Print Preview di Excel
Excel punya fitur yang disebut Print Preview.
Seperti namanya, Print Preview adalah fitur yang memberi tahu kita seperti apa worksheet setelah dicetak.
Pastikan teman-teman ngintip dulu ke Print Preview sebelum memijat tombol Print.
Ada dua cara Print Preview di Excel:
- Melalui menu File → Print.
- Menggunakan shortcut Ctrl+P, Ctrl+F2, atau Alt,F,P.
Tombol Previous Page (1) berfungsi untuk pindah satu halaman sebelum halaman saat ini.
Textbox Current Page (2) menunjukkan halaman yang saat ini ditampilkan dan alternatif untuk pindah halaman. Cukup ketikkan halaman yang diinginkan, lalu tekan kunci Enter di keyboard.
Tombol Next Page (3) berfungsi untuk pindah satu halaman setelah halaman saat ini.
Tombol Show Margin (4) berfungsi untuk menampilkan garis margin serta penyesuai lebar kolom. Keduanya dapat diatur dengan menggunakan click and drag.
Tombol Zoom to Page (5) berfungsi untuk mengembalikan ukuran preview ke awal mula setelah zoom digunakan.
Zoom di print preview dapat dilakukan dengan menggunakan Ctrl+Scroll Up (Zoom in) atau Ctrl+Scroll Down (Zoom Out).
Margin Handle (6) berfungsi untuk mengatur besaran margin. Cukup letakkan kursor mouse pada handle tersebut, klik tahan, dan geser handle untuk menyesuaikan besar margin.
Column Width Handle (7) berfungsi untuk mengatur besaran kolom. Cara melakukannya sama dengan mengatur besaran margin, yaitu dengan click and drag.
Cara Print di Excel
Setelah paham gimana mengatur page setup, page break, header dan footer, serta menggunakan print preview, saatnya kita mencetak worksheet.
(Demo 01) Berikut langkah-langkah cara print di Excel.
- Aktifkan worksheet yang ingin dicetak, lalu jalankan Ctrl+P.
- Pada textbox Copies, masukkan jumlah salinan per halaman.
- Pada Printer, tentukan printer yang ingin digunakan.
- Pada kelompok Settings, tentukan pengaturan yang diinginkan.
- Klik Print (Shortcut: Alt,P,P).
Catatan: Sebagian besar pengaturan di kelompok Settings sudah kami bahas di artikel Page Setup.
Cara Print Halaman Tertentu di Excel
Dari sekian halaman worksheet, kadang kita hanya ingin print halaman tertentu.
(Demo 02) Berikut cara print halaman tertentu di Excel.
- Buka worksheet yang diinginkan, lalu tekan Ctrl+P.
- Pada Pages, tentukan halaman yang diinginkan. Sebagai contoh, bila ingin print hanya halaman dua, maka pada Pages masukkan 2 to 2. Bila ingin halaman delapan sampai sebelas, masukkan 8 to 11.
- Klik Print.
Perhatian: Yang dimaksud dengan halaman di sini adalah urutan fisik setiap lembar, bukan nomor halaman.
Sebagai contoh, bila lembar pertama kita tentukan sebagai halaman sepuluh, lembar tersebut tetap lembar nomor satu secara fisik. Bila kita ingin print hanya lembar tersebut, masukkan nilai 1 di Pages.
Cara Memilih Bagian yang Ingin Dicetak
Secara default, Excel hanya akan mencetak sheet aktif, yaitu sheet yang sedang terbuka saat ini.
Untuk merubahnya, ganti pilihan pada combo box tepat di bawah Settings.
Cara Print Active Sheet di Excel
Fungsi Print Active Sheets adalah mencetak satu atau lebih worksheet yang saat ini aktif.
Pilihan ini adalah default dari print setup Excel.
Cara Print Semua Worksheet Excel
Fungsi Print Entire Workbook adalah mencetak semua worksheet yang berada pada workbook aktif, terlepas apakah worksheet tertentu aktif atau tidak.
Cara Print Excel Hanya Bagian Tertentu
Fungsi Print Selection adalah mencetak hanya bagian data worksheet yang dipilih dan mengabaikan bagian data lainnya.
Cara Mencetak Tabel Data di Excel
Fungsi Print Selected Table adalah mencetak hanya tabel data pada worksheet aktif dan mengabaikan range data lain yang mungkin ada.
Cara Print Beberapa Sheet di Excel
Tidak hanya satu sheet aktif, kita bisa mencetak beberapa sheet sekaligus di Excel.
(Demo 03) Berikut cara print beberapa sheet di Excel.
- Pilih beberapa tab sheet yang ingin diprint.
Gambar 05. Memilih beberapa sheet untuk dicetak.
- Tekan Ctrl+P untuk membuka tampilan Print di Backstage.
- Pastikan Print Active Sheets terpilih.
- Klik Print.
Cara Print Beberapa Sheet di Excel dari Range yang Sama
Kadang kita punya beberapa sheet dengan struktur informasi yang sama dan hanya ingin print bagian tertentu saja.
Demo ini akan menunjukkan bagaimana cara print range data tertentu yang terdapat di beberapa sheet.
(Demo 04) Berikut cara print beberapa sheet di Excel dari range yang sama.
- Pilih beberapa tab sheet yang ingin diprint.
- Pada salah satu sheet, pilih range yang ingin dicetak.
Gambar 07. Memilih range yang sama pada satu sheet atau lebih.
- Tekan Ctrl+P.
- Pilih Print Selection.
- Klik Print.
Cara Print Worksheet Excel Dalam Satu Halaman
Excel memiliki cara untuk mencetak keseluruhan isi worksheet ke dalam satu halaman.
(Demo 05) Berikut cara print worksheet Excel dalam satu halaman.
- Buka worksheet yang ingin dicetak.
- Pastikan Width memiliki nilai 1 page. Pilihan ini bisa dilihat pada Page Layout → Scale to Fit.
- Ganti pilih Height menjadi 1 page.
- Tekan Ctrl+P.
- Klik Print.
Perhatian: Sebelum bergembira karena sudah hemat kertas dengan Scale to Fit Excel, buka dulu Print Preview. Perhatikan apakah data cukup terbaca. Selalu ingat, makin besar data, makin kecil tulisannya saat menggunakan Scale to Fit.
Cara Memunculkan Garis Print di Excel
Secara default, Excel tidak menampilkan gridline saat mencetak worksheet. Tapi bilang dibutuhkan, bisa menambahkannya.
(Demo 06) Berikut cara memunculkan garis print di Excel.
- Buka worksheet yang ingin dicetak.
- Aktifkan pilihan Print di tab Page Layout → Kelompok perintah Sheet Options → Gridlines.
- Tekan Ctrl+P.
- Klik Print.
Cara Print Comment di Excel
Comment atau komentar adalah entri sampingan sebagai bentuk dokumentasi di dalam worksheet.
Secara default, Excel tidak menyertakan comment di hasil cetak. Kondisi ini bisa diubah dengan pengaturan di Page Setup.
Catatan: Demo ini juga bisa digunakan sebagai cara print note di Excel.
(Demo 07) Berikut langkah-langkah cara print comment di Excel.
- Buka worksheet yang ingin dicetak.
- Buka kotak dialog Page Setup melalui dialog launcher di tab Page Layout → Kelompok perintah Page Setup.
- Klik tab Sheet.
- Pada kelompok Print, ubah pilihan di Comments and notes menjadi At end of sheet.
- Klik Print untuk membuka tampilan Print di Backstage.
- Klik Print.
Dengan memilih At end of sheet, Excel akan menambahkan minimal satu halaman di bagian akhir hasil print setiap sheet untuk mengakomodasi comment dan note.
As displayed on sheet (notes only) akan mencetak note (dan hanya note) pada halaman di mana note tersebut berada, tidak di halaman terakhir tambahan seperti At end sheet.
Cara Print Header Excel
Bila teman-teman perhatikan hasil Demo 07, Excel menyertakan alamat cell sebagai lokasi comment dan note.
Excel tidak mencetak kepala baris dan kolom worksheet. Karenanya, informasi seperti A2 dan A3 tidak informatif karena tidak terlampir di hasil cetak.
Excel menyediakan cara untuk menyertakan header baris dan kolom di hasil cetak.
(Demo 08) Cara print header Excel.
- Buka worksheet yang ingin diprint.
- Buka kotak dialog Page Setup melalui dialog launcher di tab Page Layout → Kelompok perintah Page Setup.
- Klik tab Sheet.
- Pada kelompok Print, aktifkan Row and column heading.
- Klik Print untuk membuka tampilan Print Backstage.
- Klik Print.
