Saat mencetak, kadang hasil print Excel terpotong, di mana sebagian isi tercetak di halaman lain.
Artikel ini membahas cara print Excel agar tidak terpotong. Semoga bermanfaat bagi teman-teman sebelum menekan tombol print.
Kami menggunakan data dengan file yang bisa teman-teman download.
File: print-excel-terpotong-data.xlsx.
Apa Penyebab Print Excel Terpotong?
Print Excel terpotong adalah hasil print Excel yang tidak berada lengkap di satu halaman atau ada bagian data yang terpotong pada tempat yang tidak semestinya.
Penyebab print Excel terpotong bisa disebabkan oleh beberapa hal, seperti jenis kertas yang digunakan, ukuran margin, orientasi kertas, atau besar range data itu sendiri.
Sebagai alat bantu, kami gunakan perintah Page Break Preview (Shortcut : ALT,W,I) seperti pada Gambar 01.
Garis biru putus-putus adalah garis batas antara badan dokumen dari halaman kertas dengan daerah margin.
Perhatikan kolom 2022. Kolom tersebut berada di luar garis biru putus-putus. Saat kita print worksheet di atas, kolom 2022 akan tercetak di halaman berbeda.
Untuk menghilangkan page break preview (kembali ke tampilan normal), klik perintah Normal (ALT,W,L) yang tepat di sebelah kiri Page Break Preview.
Tips: Selain dengan Page Break Preview, cara lain melihat apakah halaman terpotong atau tidak adalah dengan perintah Print (CTRL+P) atau Page Layout (ALT,W,P).
Apakah Cara Print Excel Agar Tidak Terpotong Itu?
Cara print Excel agar tidak terpotong adalah cara-cara yang bisa digunakan agar hasil cetak memuat isi worksheet secara keseluruhan. Atau, data terpotong tapi terpotong pada posisi di mana keterbacaan masih baik.
Dalam hal ini kita gunakan perintah-perintah Page Setup dan Scale to Fit. Contohnya: margin, page break, orientasi kertas, gambar latar sheet, dan lain sebagainya.
Pada beberapa kasus, satu perintah sudah cukup menyelesaikan masalah. Pada kasus lain, kita perlu kombinasikan beberapa perintah sebagai cara print Excel agar tidak terpotong.
Page setup dan Scale to Fit bisa ditemui di tab Page Layout → Kelompok perintah Page Setup dan Scale to Fit (Gambar 02).
Sebagai alternatif, Page Setup dan Scale to Fit bisa dilakukan lewat kotak dialog Page Setup, dengan klik dialog box launcher pada kelompok perintah bersangkutan (Gambar 02).
Cara Mengatur Orientasi Kertas di Excel
Salah satu penyebab print Excel terpotong adalah penggunaan orientasi kertas yang tidak sesuai.
Excel memiliki dua orientasi, yaitu portrait dan landscape.
Secara default, Excel menggunakan orientasi portrait.
Cara mengatur orientasi kertas di Excel adalah dengan memilih salah satu dari dua pilihan pada perintah Orientation di kelompok perintah Page Setup.
(Demo 01) Kami mengubah orientasi data Gambar 01 dari portrait menjadi landscape. Berikut hasilnya.
Perhatikan kolom 2022 kini sudah masuk ke dalam halaman yang sama dengan kolom-kolom lainnya.
Tips : Perintah Orientation dapat diakses dengan shortcut keyboard ALT,P,O. Gunakan kunci Panah Bawah atau Panah Atas untuk memilih Portrait atau Landscape.
Cara Mengatur Margin di Excel
Apakah yang Dimaksud dengan Margin Kertas?
Yang dimaksud dengan margin kertas adalah ruang yang memisahkan badan dokumen dengan pinggiran kertas.
Menggunakan margin yang tepat adalah salah satu cara agar print Excel tidak terpotong.
Margin terbagi menjadi margin atas (Top margin), margin kiri (Left margin), margin kanan (Right margin), dan margin bawah (Bottom margin).
Header dan footer margin adalah jarak antara teks header dan footer ke tepian kertas.
Secara default, Excel menggunakan Normal, yaitu margin dengan orientasi portrait dan ukuran (dalam sistem metrik) margin atas 1.91 cm, bawah 1.91 cm, kiri 1.78 cm, dan kanan 1.78 cm.
Cara Mengatur Margin di Excel Agar Tidak Terpotong
Cara mengatur margin di Excel agar tidak terpotong adalah dengan mengubah kelompok margin saat ini menjadi pilihan lain.
(Demo 02) Kami menerapkan margin Narrow pada data Gambar 01 dengan orientasi portrait. Hasilnya seperti pada gambar di bawah ini.
Cara Membuat Margin di Excel dengan Custom Margin
Pada Gambar 05, teman-teman mungkin perhatikan bahwa ada pilihan Last Custom Setting.
Pilihan ini hanya akan tampil saat kita membuat custom margin di luar pilihan margin yang sudah ada, yaitu Normal, Wide, dan Narrow.
Untuk ukuran margin di luar pilihan bawaan Excel, klik Custom Margins. Command ini akan membuka tab Margins di kotak dialog Page Setup.
Ubah masing-masing isian Top, Bottom, Left, dan Right, serta Header dan Footer untuk menyesuaikan besaran margin sesuai kebutuhan.
Membuat Page Break di Excel
Page break adalah garis khayalan yang memisahkan satu halaman kertas dan lainnya.
Excel memiliki dua macam page break, yaitu otomatis dan manual.
Page break otomatis adalah penanda batas satu ruang kertas utuh (tidak terhitung header dan footer).
Page break manual adalah garis batas yang ditentukan sendiri oleh pengguna. Berguna sebagai tanda bahwa isi dokumen tertentu hanya sampai di mana garis tersebut berada, terlepas bahwa ruang kertas belum sepenuhnya terpakai.
Bila konten dokumen sudah mencapai page break, baik otomatis atau manual, konten akan beralih ke halaman berikutnya.
(Demo 03) Berikut cara membuat page break di Excel.
- Klik cell di mana page break ingin ditempatkan.
- Klik perintah Insert Break (Shortcut: ALT,P,B,I) pada tab Page Layout → Kelompok perintah Page Setup → Breaks.
Bila teman-teman eksekusi perintah Page Break Preview, Page Layout, atau Print Preview, bisa terlihat bahwa semua baris Nina telah berada di halaman dua.
Lebih jauh mengenai menggunakan Page Break, monggo baca artikel di bawah ini.
Baca: Page Break Excel.
Cara Menampilkan Header di Setiap Halaman Excel dan Menghilangkannya
Berdasarkan hasil pada Demo 03, terlihat bahwa walau pun data terpotong, tapi setidaknya terpotong di bagian yang semestinya.
Walau pun begitu, ada sedikit masalah, yaitu ketidakjelasan tahun-tahun data.
Print Titles adalah cara agar judul tabel tetap ada saat diprint, baik di halaman pertama atau berikutnya.
Perhatian: Jangan tertukar dengan Freeze Panes. Fitur ini akan membuat header tampil di bagian worksheet mana pun. Tapi, hasil Freeze Panes tidak ikut tercetak, sementara Print Titles tercetak.
(Demo 04) Berikut cara menampilkan header di setiap halaman Excel.
- Klik perintah Print Titles di tab Page Layout → Kelompok perintah Page Setup.
- Pada kelompok Print Titles, klik Rows to repeat at top.
- Pilih range kolom header, yaitu Baris 1.
- Klik Columns to repeat the left.
- Pilih range baris header, yaitu Kolom A.
- Klik OK.
Untuk melihat hasilnya, gunakan perintah Print Preview.
Perhatikan bagaimana judul tabel muncul di halaman-halaman berikutnya, tidak hanya di halaman pertama.
Cara Menghilangkan Print Title di Excel
(Demo 05) Berikut cara menghilangkan print titles di Excel :
- Klik perintah Print Titles.
- Pada tab Sheet di kotak dialog Page Setup, hapus isi Rows to repeat at top dan Columns to repeat at left.
- Klik OK.
Buka Print Preview (CTRL+P) untuk melihat hasilnya.
Cara Mengatur Ukuran Kertas di Excel Agar Tidak Terpotong
Salah satu cara print Excel tidak terpotong adalah menggunakan tipe kertas yang berbeda.
Tipe kertas berbeda memiliki ukuran kertas dan margin yang berbeda juga.
(Demo 06) Cara mengatur ukuran kertas di Excel adalah dengan memilih salah satu tipe kertas di perintah Size.
Cara Print Bagian Tertentu di Excel dan Menghilangkannya
Print bagian tertentu dari suatu range data di Excel adalah salah satu solusi untuk menghindari hasil print terpotong.
Tentu saja, print bagian tertentu hanya perlu dilakukan bila kita butuh bagian tersebut, terpisah dari bagian data yang lain.
Perintah Print Area adalah cara untuk mencetak sebagian cell atau area tertentu yang dipilih di Excel. Dengan perintah ini, kita tidak perlu mencetak semua data hanya untuk membaca informasi tertentu.
(Demo 07) Berikut bagaimana cara print bagian tertentu di Excel.
- Pilih range area dari data yang ingin diprint.
- Klik perintah Set Print Area di tab Page Layout → Kelompok perintah Page Setup → Print Area.
Tips: Excel mengijinkan kita untuk membuat lebih dari satu print area. Langkah awal adalah dengan memilih range yang ingin ditambahkan, lalu klik perintah Add Print Area di tab Page Layout → Page Setup → Print Area.
Selanjutnya, buka Print Preview (CTRL+P). Excel hanya menampilkan area yang kita tambahkan lewat Add Print Area.
Cara Menghilangkan Print Area di Excel
Bila print bagian tertentu sudah tidak dibutuhkan lagi dan ingin kembali print dokumen secara utuh, hilangkan print area.
Cara menghilangkan print area di Excel adalah dengan klik perintah Clear Print Area di tab Page Layout → Kelompok perintah Page Setup → Print Area.
Cara Print Satu Halaman di Excel dengan Scale To Fit
Cara lain untuk menghindari hasil print Excel terpotong adalah menggunakan Scale to Fit.
Dengan menentukan jumlah halaman kertas ke mana data akan dicetak, kita bisa menghindari data hasil print terpotong.
Kita gunakan Width saat data melewati batas margin kanan. Height digunakan saat data melewati batas margin bawah.
(Demo 08) Berikut cara print satu halaman di Excel dengan Scale to Fit.
- Dengan menggunakan data seperti pada Gambar 01, klik perintah Page Break Preview.
- Ubah nilai Width pada tab Page Layout → Kelompok perintah Scale to Fit menjadi 1 page.
Hasilnya terlihat seperti pada gambar di bawah.
Pertanyaan: Dengan menggunakan data pada Gambar 07, bagaimana cara print satu halaman di Excel dengan Scale to Fit? Sampaikan jawaban teman-teman di kolom komentar.
Cara Lain Agar Print Excel Tidak Terpotong
Selain cara-cara di atas, cara lain agar print Excel tidak terpotong adalah dengan mengatur besaran kolom dan baris.
Kadang, suatu kolom memiliki lebar jauh lebih besar dari data yang dimilikinya. Kita bisa menyesuaikan lebar kolom ini untuk menghemat ruang.
Penutup
Demikian bahasan kami kali ini mengenai cara print Excel agar tidak terpotong.
Ada beberapa cara untuk menghindari print Excel agar tidak terpotong. Kadang, satu cara sudah cukup. Pada kasus lainnya, kita perlu kombinasikan beberapa cara.
Bila teman-teman masih ada pertanyaan mengenai topik ini atau permintaan tutorial lain, layangkan ke kolom komentar atau halaman Hubungi Kami.
Hasil dari demo-demo di atas bisa dilihat pada file di bawah ini.
File: print-excel-terpotong-hasil.xlsx.
SebelumnyaBerikutnya