Sebelum bisa mengolah data, pengguna Excel harus terlebih dahulu membuka atau membuat workbook—wadah di mana worksheet berada.
Artikel ini membahas berbagai cara membuka workbook di Excel, baik melalui file baru, yang sudah ada, hingga memanfaatkan fitur pencarian dan mode pembukaan file.
Membuat Workbook Baru
Workbook baru adalah workbook yang belum disimpan sebagai file.
Untuk membuka workbook baru:
Via Backstage View
- Buka Microsoft Excel.
- Klik File untuk membuka Backstage.
- Klik New atau Home.
- Klik Blank workbook.
Via Shortcut
- Buka Excel.
- Tekan Ctrl + N atau Alt, N.
Membuka Workbook yang Sudah Ada
Melalui File Explorer
- Buka File Explorer dengan shortcut Win+E.
- Buka folder di mana file Excel tersimpan.
- Klik ganda file tersebut (atau gunakan Enter lewat keyboard).
Lewat Excel
- Klik File.
- Klik Open.
- Pilih Recent.
- Klik file yang diinginkan.
Tips:
- Klik kanan file yang diinginkan→ Pin to List agar file tersebut selalu muncul di atas daftar Recent.
- Kita bisa mengatur jumlah file di daftar ini lewat Excel Options → Advanced → Display.
Sumber Lokasi File Lain di Panel Open
| Opsi Lokasi | Keterangan |
|---|---|
| This PC | Akses ke drive lokal komputer |
| OneDrive | File tersinkronisasi di cloud |
| Shared with Me | File dari pengguna lain (via OneDrive) |
| Files Needing Attention | File cloud yang gagal sync |
| Add a Place | Menambahkan Dropbox, SharePoint, dan penyimpanan cloud lainnya |
| Browse | Membuka kotak dialog Open |
| Recover Unsaved Workbooks | Menemukan file Excel yang hilang akibat crash |
Menggunakan Kotak Dialog Open
Kotak dialog Open adalah kotak dialog yang digunakan untuk memilih dan membuka file Excel.
- Klik File → Open untuk membuka panel Open di Backstage.
- Klik Browse untuk membuka kotak dialog Open.
- Arahkan ke folder yang berisi workbook
- Pilih file.
- Klik Open.
Tips:
- Panel Open dapat dibuka langsung dengan Ctrl+O.
- Untuk membuka lebih dari satu workbook, tekan Ctrl saat memilih file.
- Jika ingin Ctrl + O langsung membuka kotak dialog seperti Excel versi lama, ubah pengaturan di Options → Save dengan menonaktifkan pengaturan Don’t show the Backstage when opening or saving the files with keyboard shortcuts.
Mencari File Excel dengan Kata Kunci
Kotak dialog open dapat digunakan untuk mencari file yang ingin dibuka.
- Buka kotak dialog open.
- Klik folder induk yang kira-kira berisi file.
- Aktifkan Panel Preview.
- Ketik kata kunci yang diinginkan.
- Tekan Enter.
- Jika file berada di daftar hasil cari, pilih file tersebut, dan klik Open.
Kotak pencarian mencari berdasarkan nama dan isi file. Panel preview memperlihatkan isi file tanpa membukanya. Keduanya sangat berguna bila lupa nama file tapi ingat kontennya.
Mode Pembukaan File
Workbook dapat dibuka dengan mode-mode yang berbeda. Setiap mode dapat diakses melalui tombol panah yang berada di samping tombol Open.
| Mode | Keterangan |
|---|---|
| Open | Mode normal |
| Open Read-Only | Membuka file tanpa bisa menyimpan di atas file asli |
| Open as Copy | Membuka salinan dari file yang dipilih |
| Open in Browser | Berlaku untuk file HTML, bukan XLSX |
| Open in Protected View | Hanya-baca; bisa diaktifkan untuk keamanan |
| Open and Repair | Mencoba memperbaiki file rusak |
| Show Previous Versions | Menampilkan versi sebelumnya dari AutoRecover |
Otomatis Membuka Workbook Saat Menjalankan Excel
Excel 365 tidak membuka workbook baru secara default. Kondisi ini dapat diubah.
Membuka Workbook Baru Secara Default
Lakukan pengaturan ini dengan menonaktifkan Backstage:
- File → Options → General.
- Hapus centang Show the Start screen when this application starts.
- Klik OK.
Membuka Workbook Tertentu secara Otomatis
- File → Options → Advanced.
- Scroll ke General.
- Isi kolom At startup, open all files in dengan jalur folder. Contoh: D:\Excel\Januari\Sales. Semua file Excel di folder tersebut akan terbuka saat Excel dibuka.
Tips Lain Membuka Workbook
- Drag and drop file Excel langsung ke jendela aplikasi.
- AutoRecover menyimpan workbook sementara jika terjadi crash. Cek lewat File → Open → Recover Unsaved Workbooks.
- Jangan lupa menyimpan file yang baru dibuat untuk menghindari kehilangan data.
Kesimpulan
Membuka workbook adalah langkah awal yang tampak sepele, tetapi bisa dilakukan dalam berbagai cara tergantung konteksnya—baru atau lama, manual atau otomatis, lokal atau cloud.
Dengan memahami seluk-beluk fitur membuka workbook, kita bisa menghemat waktu, serta meminimalkan stres saat mencari file Excel yang penting.