Di antara semua cell dengan teks dan angka di dalam suatu kelompok data, sesekali kita akan menjumpai cell kosong atau blank cell.
Terkadang, kita perlu memeriksa cell kosong tersebut dan memberi tanda untuk tindakan lebih lanjut.
Artikel ini membahas bagaimana cek cell kosong di Excel dengan conditional formatting.
Data untuk demo tersedia pada file berikut.
File: 00-conditional-formatting-blank-cells.xlsx.
Apakah Cell Kosong atau Blank Cell Itu?
Sederhananya, cell kosong atau blank cell adalah cell tanpa data.
Mengapa worksheet memiliki cell kosong? Bisa jadi tidak ada yang perlu diinput. Bisa juga gagal entri.
Secara teknis, tanpa data bisa berarti:
- Cell dengan teks kosong. Teks kosong adalah nilai dengan tipe data teks dan memiliki panjang nol. Contoh: “Jakarta” adalah teks dengan panjang 7 karakter. “” adalah teks dengan panjang nol. Dengan demikian “” adalah teks kosong.
- Cell dengan data berupa spasi.
- True blank (kosong yang sesungguh-sungguhnya).
Mengapa Perlu Cek Cell Kosong di Excel
Perhatikan gambar di bawah ini.
Pada gambar di atas kami menerapkan conditional formatting untuk range B3:D8. Aturan conditional formatting adalah menandai cell dengan nilai di bawah 5.
Seperti teman-teman lihat pada B3:D8, Excel tidak membedakan antara cell kosong dan cell dengan nilai nol. Excel menganggap cell kosong sebagai cell dengan nilai nol.
Di sisi lain, bila kita melakukan operasi perhitungan antara angka dengan spasi, Excel akan memberikan notifikasi kesalahan #VALUE.
Memeriksa cell kosong dengan conditional formatting berguna untuk memisahkan cell kosong dengan nilai nol. Dengan gitu, kita lebih berhati-hati saat menggunakan data bersangkutan.
Cara Cek Cell Kosong di Excel dengan Conditional Formatting
Ada dua pilihan dalam memeriksa cell kosong dengan conditional formatting, yaitu:
- Memformat cell kosong sementara cell bernilai tidak berformat.
- Meninggalkan cell kosong tanpa format, sementara cell bernilai memiliki format.
Kita akan menggunakan cara pertama.
(Demo 01) Berikut cara cek cell kosong di Excel.
- Pilih cell atau range yang akan diperiksa.
- Klik New Rule di Conditional Formatting.
- Pada Select A Rule Type, pilih Format only cells that contain.
- Pada Format only cells with, pilih Blanks.
- Klik Format untuk menentukan format bagi cell kosong.
- Klik OK.
Hasilnya dapat kita lihat pada gambar di bawah ini.
Perhatikan bagaimana conditional formatting menandai cell-cell kosong sementara cell-cell dengan nilai nol dibiarkan tanpa format apa pun.
Bila teman-teman perhatikan saat memilih Format only cells with, Excel menyediakan pilihan lain, yaitu No Blanks.
No Blanks memformat cell-cell yang memiliki isi dan meninggalkan cell kosong tanpa format.
Menghentikan Cek Cell Kosong di Excel dengan Stop If True
Selain aturan untuk memeriksa cell kosong, kita juga bisa menambahkan aturan lain.
Sebagai contoh, kita ingin mengetahui salesman mana yang melakukan sales call di bawah sepuluh setiap pekannya dengan menggunakan conditional formatting. Pada demo ini kita ingin mengesampingkan cell kosong dengan asumsi belum ada data.
(Demo 02) Berikut cara menghentikan cek cell kosong di Excel dengan Stop If True conditional formatting.
- Pilih cell-cell yang akan diperiksa apakah kosong atau tidak.
- Klik Conditional Formatting → Manage Rules → New Rule.
- Pada Select a Rule Type, pilih Format only cells that contain.
- Pada Format only cells with, pilih:
- Cell Value.
- Less Than.
- 10
Gambar 04. Membuat pengaturan Less Than dengan conditional formatting.
- Pilih format yang diinginkan dengan menekan tombol Format.
- Klik OK.
- Klik New Rule. Buat aturan untuk memeriksa cell kosong dan tanpa format.
- Klik Apply.
Walau pun kita telah menambahkan aturan untuk memeriksa cell kosong, tapi Excel tetap menandai cell-cell kosong. Hal tersebut terjadi karena aturan kedua tetap bekerja dan mengesampingkan aturan cell kosong.
Aktifkan Stop If True pada aturan untuk memeriksa cell kosong. Jangan lupa klik Apply.
Perhatikan cell kosong kini tidak lagi diformat.
Stop If True akan menghentikan aturan lain untuk bekerja pada cell yang sama.
Cek Cell Kosong di Excel dengan Conditional Formatting Berdasarkan Cell Lain
Selain dengan format bawaan, Excel juga menyediakan pilihan untuk memeriksa cell kosong menggunakan rumus.
Penggunaan rumus adalah cara menggunakan conditional formatting berdasarkan cell lain.
Conditional formatting berdasarkan cell lain adalah cara menggunakan conditional formatting dengan menggunakan nilai referensi yang berada di cell lain.
Untuk memeriksa apakah suatu cell memiliki teks kosong, gunakan rumus =A1="" atau =LEN(A1)=0.
Untuk melihat cell dengan spasi, gunakan rumus =TRIM(LEN(A1))=0.
Untuk melihat apakah cell sungguh-sungguh kosong, gunakan =ISBLANK(A1).
Kenapa kita perlu menggunakan rumus bila Excel sudah menyediakan fitur tersendiri? Karena bisa jadi kita punya kriteria sendiri untuk memeriksa cell kosong. Fleksibilitas rumus bisa menambah kemampuan conditional formatting yang disediakan Excel.
(Demo 03) Berikut cara cek cell kosong di Excel dengan conditional formatting berdasarkan cell lain menggunakan rumus.
- Pilih cell-cell yang ingin diperiksa kosong atau tidak.
- Pilih dari Conditional Formatting → New Rule.
- Pada Select A Rule Type, pilih Use a formula to determine which cells to format.
- Masukkan rumus.
- Tentukan format dengan membuka Format Cells melalui tombol Format.
- Klik OK.
Perhatikan gambar di bawah ini sebagai hasilnya.
Bonus: Cara Menandai Baris dengan Cell Kosong di Excel
Bila kelompok data yang kita miliki cukup singkat untuk ditampilkan pada satu layar, menandai cell kosong saja sudah cukup. Tapi bila panjang, bahkan melebihi panjang layar komputer, kita mungkin perlu menandai baris bersangkutan untuk memudahkan menganalisa.
Berikut tahapan yang perlu diperhatikan saat menandai baris cell kosong:
- Mengunci kolom yang ingin dievaluasi.
- Mengevaluasi cell kosong menggunakan rumus.
- Menerapkan aturan tidak hanya pada porsi data, tapi juga terhadap kepala baris (opsional).
(Demo 04) Cara menandai baris dengan cell kosong di Excel.
- Pilih cell-cell yang ingin ditandai.
- Klik Conditional Formatting → New Rule untuk membuka Rule Manager.
- Pada Select A Rule Type, pilih Use a formula to determine which cells to format.
- Ketikkan rumus untuk mengevaluasi cell.
- Tetapkan format yang diinginkan.
- Klik OK.
Catatan: Perhatikan Langkah 4. Kami menggunakan conditional formatting hanya untuk memeriksa kolom D.
Hasil bisa dilihat pada gambar di bawah.
