Cara Menyimpan File di Excel: Save, Save As, AutoSave, OneDrive

Menyimpan workbook atau file Excel adalah langkah penting untuk memastikan data tetap aman dan bisa digunakan kembali. Selain sebagai dokumentasi, file Excel dapat dibagikan dan digunakan untuk kolaborasi.

Artikel ini membahas berbagai cara menyimpan workbook di Excel, mulai dari Save As, Save, Auto Save, hingga Save A Copy.

Cara Menyimpan Workbook di Excel

Berikut cara-cara menyimpan workbook pada Excel:

• Save As: Menyimpan workbook pertama kali atau dengan nama berbeda.
• Save: Menyimpan perubahan pada file yang telah ada sebelumnya.
• AutoSave: Penyimpanan otomatis saat bekerja dengan file di cloud (OneDrive).
• Save A Copy: Membuat salinan file baru tanpa mengubah dokumen asli.

Menyimpan File Excel dengan Save As

Fitur Save As memiliki dua fungsi utama:

• Menyimpan workbook untuk pertama kali sebagai file baru.
• Membuat salinan workbook dengan nama berbeda.

Langkah-langkah menggunakan Save As:

1. Buka Microsoft Excel dan pilih Blank Workbook pada Backstage.
2. Klik File → Save As.
3. Pilih lokasi penyimpanan.
4. Masukkan nama file.
5. Tentukan tipe file.
6. Klik Save.

Menyimpan Workbook dengan Save

Fitur Save digunakan untuk menyimpan perubahan pada workbook dengan nama dan lokasi yang sama. Jika file belum pernah disimpan, Excel akan menjalankan fungsi Save As untuk menentukan nama dan lokasi penyimpanan.

Cara menggunakan Save:

1. Ketik nilai di salah satu cell.
2. Pilih salah satu metode berikut:
   • Klik ikon Save di header Excel.
   • Klik File → Save.
   • Menggunakan shortcut Ctrl+S.

Menyimpan File dengan AutoSave

Fitur AutoSave hanya berfungsi jika workbook berada di cloud storage, seperti OneDrive atau SharePoint. Secara default, Auto Save bekerja setiap 10 menit, tetapi pengguna bisa mengubah intervalnya sesuai kebutuhan.

Cara mengaktifkan AutoSave:

1. Temukan toggle AutoSave di Header Excel.
2. Geser ke posisi On untuk mengaktifkan fitur.

1. • Jika workbook belum memiliki bentuk file, fitur Save As akan dijalankan.
   • Agar AutoSave bekerja, file harus disimpan di OneDrive atau SharePoint.
   • Menyimpan file ke lokasi selain OneDrive atau SharePoint akan mematikan fitur AutoSave.

Menyimpan File Excel dengan Save A Copy

Fitur Save A Copy bekerja paralel dengan AutoSave dan berfungsi untuk menyimpan salinan file tanpa mengubah dokumen asli.

Cara menggunakan Save A Copy:

1. Klik File → Save A Copy.
2. Pilih lokasi penyimpanan.
3. Masukkan nama file baru.
4. Pilih tipe file yang diinginkan.
5. Klik Save.

Shortcut Menyimpan File di Excel

Shortcut utama menyimpan file di Excel adalah Ctrl+S.

Ada dua kemungkinan yang bisa terjadi saat shortcut ini dijalankan:

• Jika workbook belum memiliki bentuk file, Save As akan dijalankan.
• Jika workbook sudah memiliki file, perubahan terakhir akan disimpan.

Alternatif shortcut lain adalah menggunakan shortcut Alt. Contoh: Alt,F,S.

Menyimpan File Excel di OneDrive

Excel memungkinkan penyimpanan OneDrive untuk akses lebih fleksibel.

Ada beberapa cara untuk menyimpan file ke OneDrive.

Upload File ke OneDrive

1. Klik Title Bar di Header Excel.
2. Pilih Upload saat pop-up muncul.
3. Klik OneDrive.

OneDrive secara default menyimpan file di dalam folder penyimpanan default, yaitu Documents. Untuk menggantinya:

1. Klik Title Bar kembali.
2. Pilih Location.
3. Tentukan folder penyimpanan baru di dalam OneDrive.
4. Klik Move Here.

Save As Langsung Ke OneDrive

Saat menggunakan fitur Save As, simpan langsung file di lokasi yang diinginkan di dalam OneDrive.

Copy Paste ke OneDrive di File Explorer

1. Buka lokasi file Excel dengan File Explorer.
2. Copy (Ctrl+C) atau Cut (Ctrl+X) file.
3. Buka lokasi folder yang diinginkan di dalam OneDrive.
4. Paste (Ctrl+V) file.

Membuat File Langsung di OneDrive

1. Klik kanan di dalam folder OneDrive yang diinginkan.
2. Klik New.
3. Klik Microsoft Excel Worksheet.
4. Beri nama yang sesuai.

Memahami Menu Save As dan Save A Copy di Excel

1. Recent
   Menampilkan folder penyimpanan terakhir yang digunakan. Jumlah tampilan bisa disesuaikan melalui pengaturan Excel.
2. OneDrive
   Memungkinkan penyimpanan ke OneDrive.
3. This PC
   Mengacu pada folder penyimpanan default di Windows (biasanya folder Documents).
4. Add A Place
   Menambahkan layanan penyimpanan seperti Dropbox atau SharePoint.
5. Browse
   Membuka kotak dialog penyimpanan tradisional.

Tipe File yang Dapat Digunakan di Excel

Saat menggunakan Save As atau Save A Copy, Excel memungkinkan penyimpanan dalam berbagai format. Berikut adalah beberapa tipe file yang umum digunakan:

Bila tipe-tipe file di atas tidak sesuai kebutuhan, Microsoft menyediakan daftar lengkapnya.

Mengelola Pengaturan Penyimpanan di Excel

Jika teman-teman sering menyimpan file dalam format atau lokasi tertentu, pertimbangkan untuk menyesuaikan pengaturan penyimpanan Excel:

• Mengubah default tipe file untuk penyimpanan lebih cepat.
• Menyesuaikan folder default penyimpanan agar lebih praktis.
• Mengatur interval Auto Save sesuai kebutuhan.
• Mengalihkan tampilan penyimpanan menjadi kotak dialog tradisional dan bukan Backstage.

Baca: Pengaturan Penyimpanan Excel.

Kesimpulan

Excel menawarkan berbagai metode untuk menyimpan workbook, mulai dari Save As, Save, Auto Save, hingga Save A Copy. Dengan memahami fitur penyimpanan, pengguna dapat bekerja lebih efisien dan memastikan data tetap aman serta dapat diakses kapan saja.

Eksplorasi berbagai metode ini dan optimalkan manajemen file Excel teman-teman.