Artikel kali ini membahas cara menggunakan icon sets di Excel, yang merupakan bagian dari conditional formatting.
Demo-demo yang kami lakukan di artikel ini menggunakan data pada file terlampir di bawah.
File: 00-icon-sets-conditional-formatting.xlsx.
Mengenai Icon Sets Excel
Seperti color scales dan data bars, icon sets Excel juga berfungsi sebagai penanda bahwa suatu data butuh perhatian khusus. Bisa juga sebagai pembanding antara satu nilai dengan nilai lain.
Di mana color scales menggunakan nuansa warna dan data bars dengan grafik batang, icon sets melakukannya dengan aneka icon.
Umumnya, Excel akan meletakkan posisi icon di sisi kiri cell. Namun, saat kita membuat pengaturan di mana icon sets hanya menampilkan icon, kita bisa meratatengahkan atau meratakanankan icon.
Icon sets siap pakai terbagi menjadi empat kategori, yaitu:
- Directional.
- Shapes.
- Indicators.
- Ratings.
Dari sisi jenis icon yang digunakan, masing-masing kategori di atas berbeda. Tapi, tidak ada perbedaan signifikan di antara keempatnya dari segi logika pengaturan.
Setiap kategori memiliki pilihan format. Setiap format terdiri dari tiga sampai lima icon. Setiap icon mewakili suatu rentang nilai. Artinya, setiap format terpecah menjadi tiga sampai lima rentang nilai dari rendah hingga tinggi.
Pada kelompok lima icon, setiap rentang berjarak 20%. Sedangkan pada kelompok tiga icon, setiap rentang berselisih 33.33%.
Cara Menggunakan Icon Sets di Excel
Membuat icon sets Excel dengan format siap pakai sangat mudah.
(Demo 01) Berikut cara menggunakan icon sets di Excel dengan format siap pakai.
- Pilih cell di mana icon sets akan ditampilkan.
- Buka Conditional Formatting di tab Home.
- Klik Icon Sets.
- Pilih format berdasarkan kategori dan kelompok yang diinginkan.
Teman-teman bisa lihat hasilnya di bawah ini.
Kotak Dialog Formatting Rule
Kotak dialog Formatting Rule akan sering kita jumpai saat memodifikasi aturan icon sets atau membuat icon sets custom.
Kotak dialog ini berisi pengaturan-pengaturan conditional formatting, dalam hal ini icon sets.
Ada dua cara untuk membuka Formatting Rule, yaitu:
- Melalui perintah Conditional Formatting → Icon Sets → More Rules.
- Melalui Conditional Formatting → Manage Rules → New Rule atau Conditional Formatting → Manage Rules → Edit Rule.
Dengan cara pertama, Excel akan mempersiapkan pengaturan awal untuk icon sets. Dengan cara kedua, kita harus menentukan sendiri segala sesuatunya dari awal.
Rule Type (1) adalah kelompok aturan-aturan conditional formatting.
Untuk menampilkan pengaturan icon sets, kita harus memilih Format all cells based on their values.
Format Style (2) berisi pilihan-pilihan format sesuai dengan Rule Type di mana Icon Sets adalah salah satunya.
Icon Style (3) adalah kelompok icon.
Kami sebutkan di atas bahwa ada empat kategori icon sets, masing-masing dengan kelompok icon sendiri-sendiri.
Namun, pada pengaturan di Formatting Rule, kita bisa memilih kelompok icon mana pun untuk kategori yang berbeda.
Reverse Icon Order (4) akan mengubah urutan icon dari kelompok icon yang kita pilih.
Show Icon Only (5) akan menampilkan hanya icon dan menyembunyikan nilai acuan.
Icon (6) adalah urutan icon berdasarkan kelompok icon yang kita pilih. Setiap icon memiliki kriteria rentang yang kita tetapkan lewat Value (7).
Setiap rentang memiliki tipe nilai yang ditentukan lewat Type (8) dan terdiri dari Number (nilai angka), Percentage (persentase), Formula (rumus Excel), serta Percentile (persentil).
Cara Menggunakan Icon Sets di Excel dengan Aturan dan Format Custom
Pada banyak kondisi, icon sets siap pakai sudah cukup untuk kebutuhan kita. Bila tidak, Excel menyediakan fitur untuk membuat icon sets custom.
Icon sets custom Excel adalah icon sets di mana pengaturan format dan kriteria kita tentukan sendiri, alih-alih menggunakan pengaturan default seperti icon sets siap pakai.
Objektif dari demo kita kali ini adalah:
- Memberikan icon tanda centang untuk kenaikan penjualan mulai dari 20% ke atas.
- Memberikan icon tanda seru untuk penjualan dengan penurunan sampai 20% dan kenaikan di bawah 20%.
- Memberikan icon tanda silang untuk penjualan dengan penurunan lebih dari 20%.
(Demo 02) Berikut cara menggunakan icon sets di Excel dengan aturan dan format custom.
- Pilih cell-cell di mana kita ingin menampilkan icon sets.
- Buka Conditional Formatting → Icon Sets → More Rules.
- Pada kotak dialog Formatting Rule, pilih model icon yang diinginkan pada Icon Style.
- Ganti semua Type menjadi Number.
- Masukkan Value sesuai dengan referensi cell masing-masing.
Catatan: Kami bisa saja menuliskan langsung nilai-nilai 0.2 atau -0.2 di Value masing-masing. Tapi menggunakan referensi cell lebih fleksibel saat terjadi perubahan.
- Klik OK.
Hasil akan tampak seperti pada Gambar 06.
Tips: Bila memungkinkan, alih-alih membuat format icon sets Excel dari awal, teman-teman bisa pakai format siap pakai lalu edit format tersebut.
Pada beberapa kasus, kami menemukan cara ini lebih efisien dan hemat waktu.
Cara Menggunakan Icon Sets di Excel Hanya Menampilkan Icon Tanpa Nilai
Untuk menampilkan icon sets conditional formatting Excel tanpa nilai, aktifkan Show Icon Only pada kotak dialog Formatting Rule.
(Demo 03) Berikut cara menggunakan icon sets di Excel hanya menampilkan icon dan tanpa nilai.
- Pilih cell-cell di mana icon sets ingin ditampilkan.
- Buka Conditional Formatting → Manage Rules. Pilih aturan yang diinginkan dan klik Edit Rule.
- Klik Show Icon Only.
- Klik OK.
Perhatikan gambar di bawah di mana hanya icon sets yang tampil, tanpa nilai sumber.
Kami menambahkan pengaturan dengan menggunakan Center alignment agar icon-icon rata tengah.
Bila ada kondisi di mana teman-teman tetap ingin menampilkan nilai dan icon tapi tidak pada cell yang sama, lakukan dengan menyalin isi cell sumber ke cell lain. Gunakan Show Icon Only pada cell tujuan. Perhatikan Gambar 09.
Menggunakan Icon Sets Conditional Formatting Berdasarkan Cell Lain
Excel memungkinkan kita untuk menggunakan rumus sebagai kriteria bagi icon sets.
Cara ini dilakukan dengan mengubah Type pada kotak dialog Formatting Rule menjadi Formula dan menuliskan rumus yang diinginkan pada Value.
Penggunaan rumus adalah cara menggunakan conditional formatting berdasarkan cell lain.
Conditional formatting berdasarkan cell lain adalah cara menggunakan conditional formatting dengan menggunakan nilai referensi yang berada di cell lain.
Objektif dari demo kali ini adalah memberikan icon bintang pada setiap angka penjualan Desember yang dibandingkan dengan rata-rata penjualan pada bulan bersangkutan.
- Bila penjualan lebih besar dari rata-rata+20%, berikan bintang emas.
- Bila penjualan lebih dari rata-rata tapi di bawah rata-rata+20%, berikan bintang setengah emas.
- Bila penjualan di bawah rata-rata berikan bintang putih polos.
Catatan: Kami menggunakan data dengan format icon sets yang sudah ada. Bila mau, teman-teman bisa gunakan data tanpa format icon sets. Hitung-hitung latihan.
Untuk mendapatkan rata-rata penjualan, kami menggunakan fungsi AVERAGE.
(Demo 04) Berikut cara menggunakan icon sets conditional formatting berdasarkan cell lain menggunakan rumus.
- Pilih cell atau range yang akan diformat.
- Buka Conditional Formatting → Manage Rules. Pilih format yang diinginkan, lalu klik Edit Rule.
- Ganti kelompok icon ke kelompok bintang.
- Ganti semua Type menjadi Formula.
- Isikan formula yang sesuai di masing-masing isian Value.
- Klik semua OK untuk menutup kotak dialog-kotak dialog yang ada.
Hasil langkah-langkah di atas terlihat pada gambar berikut.
