Cara Entri Data di Excel

Artikel ini membahas bagaimana cara entri data di Excel.

Cara terumum entri data di Excel dilakukan dengan mengetikkan informasi langsung ke cell atau Formula bar.

Selain itu, kita juga bisa menggunakan AutoCorrect, AutoComplete, dan Validation untuk proofing data.

Apakah Entri Data di Excel Itu?

Entri data di Excel adalah proses edit cell dan memasukkan informasi, baik nilai atau rumus, ke dalamnya lewat metode-metode entri yang diperbolehkan oleh Excel.

Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan saat entri data di Excel.

• Cell atau range harus dipilih terlebih dahulu.
• Entri baru akan menggantikan entri sebelumnya setelah finalisasi dilakukan.
• Finalisasi entri diperlukan agar cell menampilkan nilai atau hasil rumus, umumnya dengan menekan Enter di keyboard.

Baca: Cara Edit Cell di Excel.

Cara Entri Data di Excel

Entri data di Excel dilakukan dengan langsung mengetikkan data ke cell atau formula bar.

(Demo 01) Berikut cara entri data di Excel.

1. Pilih cell di mana input akan dilakukan.
2. Ketikkan nilai yang diinginkan.
3. Tekan Enter di keyboard.

Cara Memasukkan Rumus di Excel

Entri rumus dilakukan dengan mengawali entri dengan tanda sama dengan (=), diikuti dengan operasi atau fungsi yang diinginkan.

(Demo 02) Berikut cara memasukkan rumus di Excel.

1. Pilih cell di mana input akan dilakukan.
2. Ketikkan =1+1.
3. Tekan Enter di keyboard.

Untuk entri rumus, Excel akan menampilkan hasil rumus, alih-alih rumus itu sendiri. Namun, kita bisa melihat rumus lewat Formula bar saat cell bersangkutan aktif. Perhatikan Gambar 02.

Baca: Cara Membuat Rumus di Excel.

Cara Memindahkan Kursor di Excel

Saat sedang edit cell Excel, kadang kita mau memindahkan kursor ke lokasi tertentu dari teks atau formula.

(Demo 03) Berikut cara memindahkan kursor di Excel.

1. Edit cell (bila sebelumnya tidak pada posisi edit) di mana konten berada.
2. Dengan menggunakan mouse, tempatkan pointer teks mouse di posisi yang diinginkan.
3. Pada posisi tersebut, klik tombol kiri mouse.

Tips: Bila kita gunakan double click untuk masuk ke mode edit cell, Excel akan langsung menempatkan kursor ketik tepat di mana double click dilakukan.

Cara Memindahkan Kursor di Excel tanpa Mouse

Memindahkan kursor saat entri tanpa mouse cukup dapat dilakukan dengan beberapa cara.

Kunci Panah Kanan (→) atau Panah Kiri (←) di keyboard akan menyebabkan kursor melewati satu karakter ke arah kanan atau kiri.

Bila isi cell terdiri dari beberapa baris, gunakan kunci Panah Atas (↑) atau Panah Bawah (↓) untuk berpindah secara vertikal.

Untuk melewati satu kata ke kanan, tekan tahan Ctrl+→. Sementara itu, melewati satu kanan kiri, gunakan Ctrl+←.

Ctrl+Home akan memindahkan kursor ketik ke posisi terdepan konten, sedangkan Ctrl+End akan memindahkan kursor ke sisi terbelakang konten.

Menghapus Sebagian Teks di Excel

Menghapus sebagian isi teks di cell dilakukan, salah satunya, karena kita tidak menginginkan badan teks tertentu berada di cell.

(Demo 04) Berikut cara menghapus sebagian isi teks di Excel.

1. Pilih cell dengan isi yang ingin kita hapus sebagian.
2. Klik ganda atau tekan F2 atau gunakan cara lain untuk edit cell.
3. Arahkan kursor ketik di awal atau akhir bagian teks yang ingin dihapus.
4. Tekan dan tahan Shift di keyboard.
5. Sementara melakukan Langkah 4, tekan Panah Kiri (bila kursor ketik berada di awal teks yang ingin dihapus) atau Panah Kanan (bila kursor ketik berada di awal teks yang ingin dihapus) beberapa kali sampai badan teks yang diinginkan terpilih.
6. Tekan Delete di keyboard.
7. Tekan Enter untuk keluar dari pengeditan cell.

Cara Copy Sebagian Teks di Excel

Cara untuk copy atau cut teks di dalam cell menggunakan prinsip yang sama hapus teks.

(Demo 05) Berikut cara copy sebagian teks di Excel.

1. Pilih cell dengan teks yang ingin kita copy.
2. Klik ganda atau tekan F2 atau gunakan cara lain untuk edit cell.
3. Letakkan kursor ketik di awal atau akhir teks yang ingin dipotong, dihapus, atau disalin.
4. Tekan dan tahan Shift di keyboard.
5. Sementara melakukan Langkah 4, tekan Panah Kiri atau Panah Kanan (tergantung posisi awal kursor ketik) beberapa kali sampai badan teks yang diinginkan terpilih.
6. Tekan Ctrl+X untuk cut atau Ctrl+C untuk copy.
7. Pilih cell lain (atau aplikasi lain), lalu tekan Ctrl+V.

Cara Line Break di Excel

Line break atau jeda baris adalah kontrol karakter untuk menciptakan baris baru dan menempatkan kursor ketik ke bagian awal baris tersebut. Dengan kata lain line break adalah cara membuat tulisan di Excel menjadi dua baris atau lebih, alih-alih satu baris.

Gunakan Alt+Enter untuk menciptakan baris baru di Excel.

(Demo 06) Berikut cara Line Break di Excel.

1. Pilih cell.
2. Ketikkan Republik.
3. Tekan dan tahan kunci Alt, lalu tekan Enter, hingga kursor ketik berpindah baris.
4. Ketik Indonesia.
5. Tekan Enter untuk menyelesaikan entri.

Tips: Bila Republik Indonesia sudah ditulis sebelumnya, posisikan kursor di antara Republik dan Indonesia, lalu tekan Alt+Enter.

Cara Menggunakan AutoComplete di Excel

AutoComplete adalah fitur Excel yang memberikan saran kelengkapan bagi entri yang sedang kita lakukan.

Excel mengaktifkan AutoComplete saat entri yang sedang kita lakukan memiliki kesesuaian di baris atau kolom yang sama.

(Demo 07) Berikut cara menggunakan AutoComplete di Excel (Perhatikan Gambar 08).

1. Pilih cell B5.
2. Ketikkan r. Perhatikan Excel memberikan saran berupa entri yang sudah ada sebelumnya di Kolom B.
3. Tekan Tab atau Enter di keyboard.

Bila entri yang disarankan oleh AutoComplete bukan yang kita inginkan, lanjutkan saja mengetiknya.

Catatan: Bila entri baru yang kita ketikkan memiliki lebih dari satu kesesuaian, maka Excel akan menunggu sampai entri tersebut mendekati salah satu entri yang sesuai.

Sebagai contoh, bila pada cell-cell pada kolom yang sama memiliki Rumah dan Ruko, maka Excel akan menunggu sampai kita mengetikkan Rum atau Ruk, baru AutoComplete akan tampil.

Entri dengan AutoCorrect di Excel

AutoCorrect adalah fitur Excel yang melakukan koreksi otomatis terhadap entri.

Salah satu contoh koreksi oleh AutoCorrect adalah koreksi huruf pertama di suatu kalimat sebagai huruf besar.

(Demo 08) Berikut cara entri di Excel dengan AutoCorrect (Perhatikan Gambar 09).

1. Pilih salah satu cell.
2. Ketikkan monday (dengan huruf awal huruf m, bukan M).
3. Tekan Space di keyboard.

Perhatikan bagaimana Excel mengganti huruf m menjadi M.

Baca: AutoCorrect Excel.

Cara Mengubah Angka Menjadi Desimal di Excel

Pengguna full keyboard memiliki keleluasaan dengan sepuluh tombol angka dan satu titik di bagian kanan keyboard. Kondisinya beda bagi mereka pengguna keyboard irit seperti laptop.

Contoh: Saat mau input 1234.56 di Excel, kita perlu tekan angka 1 sampai 4 di keyboard, lalu tekan tanda titik (.), dilanjutkan dengan angka 5 dan 6, dan diakhiri dengan Enter. Pegal jari dan mata.

Fitur Automatically insert a decimal point mempermudah entri desimal dengan mengubah angka bulat yang kita input menjadi desimal. Contoh: 123456 menjadi 1234.56.

(Demo 09) Berikut cara mengubah angka menjadi desimal di Excel.

1. Jalankan shortcut Alt,F,T (klik perintah Options di Backstage) untuk menampilkan kotak dialog Excel Options.
2. Pada panel kiri, klik Advanced.
3. Pada panel kanan, di kelompok Editing options, aktifkan Automatically insert a decimal point.
4. Pada Places, masukkan angka 2, sebagai jumlah tempat desimal.
5. Klik OK.

Bila teman-teman entrikan 123456 ke cell mana pun, Excel akan secara otomatis mengubahnya menjadi 1234.56.

Catatan: Bila angka 123456 memang dimaksudkan sebagai 123456, entrikan 123456. (dengan tambahan titik di belakangnya). Excel akan menampilkannya sebagai 123456.

Entri dengan AutoFill di Excel

AutoFill adalah fitur Excel yang melengkapi data berdasarkan pola entri yang sudah ada.

(Demo 10) Berikut cara entri dengan fitur AutoFill di Excel (Perhatikan Gambar 11).

1. Entrikan Pekan 1 di A1.
2. Pilih cell A1 dan letakkan kursor cell di sudut kanan bawah cell A1.
3. Klik dan tahan tombol kiri mouse.
4. Sambal melakukan Langkah 3, seret mouse sampai ke D1.
5. Lepas tombol mouse.

Setelah AutoFill dijalankan, perhatikan ada kotak kecil di sudut kanan bawah seleksi range. Mengklik kotak ini akan menampilkan menu dengan serangkaian pilihan di mana Fill series sudah terpilih. Fill series berarti proses penyalinan yang baru saja dilakukan adalah AutoFill.

Bila hasil yang kita inginkan bukan AutoFill, tapi proses lain seperti copy, klik pilihan selain Fill series.

Tips: Kita bisa menggunakan AutoFill untuk melengkapi entri nama hari, nama bulan, angka 1 dan seterusnya, huruf a sampai z, dan macam-macam fungsi lain.

Entri dengan Fitur Flash Fill Excel

Flash Fill adalah fitur untuk mengambil input dari suatu kolom tanpa harus mengetikkan hasil input secara keseluruhan.

Flash Fill akan diaktifkan saat Excel melihat ada pola tertentu dari suatu input.

Bila teman-teman bingung dengan definisi di atas, hayuk kita langsung demo aja.

Pada Gambar 12, range data terdiri dari dua kolom, yaitu Nama Sales dan Nama Depan. Nama Depan, tentu saja, mengambil nilai dari Nama Sales.

(Demo 10) Berikut cara entri dengan Flash Fill Excel.

1. Pada cell B2, ketikkan Catherine. Lalu tekan Enter.
2. Pada cell B3, ketikkan E. Excel akan menampilkan AutoFill lengkap dengan daftar nama-nama sales lain.
3. Tekan Tab atau Enter untuk menyelesaikan entri.

Pada Langkah 2, Excel mendeteksi bahwa entri Kolom B adalah entri nama depan dan memberikan saran AutoFill dan daftar nama sales. Bila entri tidak dimaksudkan sebagai nama pertama sesuai dengan Nama Sales, lanjutkan dengan mengetik sisa entri.

Entri dengan Validasi Data Pada Excel

Setiap informasi yang kita masukkan ke Excel bisa dan perlu divalidasi agar data sampah tidak masuk.

(Demo 11) Berikut contoh cara entri dengan validasi data pada Excel.

1. Pilih cell A2:A6.
2. Pada tab Data → Kelompok perintah Data Tools, klik perintah Data Validations untuk menampilkan kotak dialog dengan nama sama.
3. Klik tab Settings.
4. Pada Allow, pilih Text Length.
5. Pada Data, pilih Between.
6. Pada Minimum, ketikkan 3.
7. Pada Maximum, ketikkan 30.
8. Klik OK.

Bila teman-teman entrikan salah satu cell di A2:A6 dengan nama sales kurang dari 3 karakter atau lebih dari 30 karakter, sebuah notifikasi bahwa entri tidak valid akan tampil.

Baca: Validasi Data Excel.

---

SebelumnyaBerikutnya

---