Cara Kompres File Excel: Mengurangi Ukuran File

Tahukah teman-teman bahwa file Excel kosong dengan format xlsx hanya sebesar 8KB, kurang lebih.

Dalam prosesnya, file ini bisa membengkak menjadi sangat besar dan memperlambat kerja.

Mengurangi ukuran file Excel akan membuat proses perhitungan workbook jadi lebih cepat, serta mempermudah kolaborasi dan berbagi file.

Artikel ini membahas cara kompres file Excel sebagai metode untuk mengurangi ukuran file.

Kami menyertakan file sebesar 80Mb sebagai bahan percobaan.

File: kompres-kecil-ukuran-excel-ori.xlsx.

Mengapa File Excel Besar atau Berat?

Ada beberapa sebab mengapa file Excel besar, kadang sangat besar.

• Jumlah data. Semakin banyak cell terisi, semakin besar file Excel.
• Format bisa membantu keterbacaan data. Bila terlalu banyak, kontribusi terhadap besaran file juga bertambah.
• Jumlah objek. Objek seperti gambar, pivot, atau chart punya pengaruh terhadap ukuran workbook.
• Sheet tidak terpakai adalah ruang harddisk terbuang percuma.
• Format file juga berdampak terhadap konsumsi ruang penyimpanan.
• Kompleksitas rumus berbanding lurus dengan besar konsumsi ruang harddisk.
• Conditional formatting adalah gabungan antara format dan rumus. Salah satunya saja bisa bermasalah, apalagi dua-duanya, bila berlebihan.
• Link eksternal. Data yang terkoneksi terhadap workbook atau sumber lain juga salah satu penyebab mengapa file Excel jadi besar.

Persiapan Sebelum Mengurangi Ukuran File Excel

Sebelum membuat penyesuaian, ada beberapa hal yang perlu diketahui lebih dulu.

• Backup file untuk mengurangi resiko data terhapus.
• Cari tau pada bagian mana file Excel bisa dioptimasi dengan mengekspor setiap worksheet ke workbook tersendiri.
• Buat skema worksheet, workbook, bahkan rumus, kalau perlu.
• Berdasarkan skema, optimasi worksheet dengan pengaruh paling sedikit terhadap worksheet lain terlebih dahulu.

Cara-cara Mengurangi Ukuran File Excel

Ada beberapa metode pengurangan ukuran file.

Efektifitas setiap metode mungkin berbeda pada satu kondisi dan lainnya.

Cara Kompres File Excel

Kompres file adalah cara termudah dan memiliki resiko terkecil karena tidak ada perubahan apa pun terhadap file workbook.

Ada beberapa metode dan program kompresi di pasaran.

Windows sendiri memiliki fitur kompresi bawaan dengan format zip.

Kami pribadi lebih suka menggunakan format 7z. 7z menawarkan hasil kompresi lebih baik dari pada zip dan gratis.

Berikut cara kompres file Excel di Windows 11:

1. Pilih satu atau beberapa file Excel yang ingin dikompres di Windows Explorer.
2. Klik kanan salah satu file.
3. Pilih Compress to….
4. Pilih format yang diinginkan.

Secara default, Excel akan membuat file kompresi bernama sama dengan file asli. Bila dibutuhkan, ganti dengan nama lain yang lebih sesuai.

Kekurangan Metode Kompresi

Kekurangan metode ini adalah keharusan membuka kembali kompresi saat file harus digunakan.

Makin besar file, makin lama proses membukanya.

Memecah File Excel

Perlukan semua worksheet berada dalam satu file? Bila tidak, pertimbangkan memecah workbook untuk mengurangi ukuran file Excel.

Untuk keperluan ini, jangan copy paste isi worksheet begitu saja ke file baru. Gunakan perintah Move or Copy.

Keunggulan perintah Move or Copy adalah:

• Tidak ada data tertinggal karena lupa disalin.
• Referensi rumus akan disesuaikan di file baru tanpa perubahan secara manual.

Berikut cara memecah file Excel:

1. Pilih satu atau beberapa tab.
2. Klik kanan salah satu tab sheet yang dipilih.
3. Pilih perintah Move or Copy.
4. Pada To book, pilih (new book) atau workbook lain yang sudah disiapkan dan dibuka.
5. Centang Create New a copy.
6. Klik OK.
7. Simpan file baru.

Create a copy akan membuat salinan worksheet di workbook tujuan. Bila tidak dicentang, worksheet akan langsung dipindahkan.

Dengan cara ini, kita dapat melihat sheet mana saja yang jadi kontributor membesarnya ukuran file dan melakukan upaya optimalisasi terhadap sheet tersebut.

Kekurangan Metode Memecah File Excel

Kekurangan dari memecah file adalah terkadang kita perlu membuka semua file yang saling berkaitan.

Mengubah File Xlsx Menjadi Xlsb

Xlsb adalah format workbook binari Excel.

File default Excel, xlsx, dibuat menggunakan format XML.

File binari lebih cepat karena komputer tidak perlu program tambahan untuk membacanya. Dengan begitu, besar penghematan ruang harddisk bisa sangat signifikan.

Sementara itu, file xlsx membutuhkan interpreter untuk menerjemahkan struktur XML ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komputer.

Berikut cara menggunakan menyimpan menjadi xlsb untuk mengurangi ukuran file Excel:

1. Pada tab File, klik Save, Save As atau Save a Copy pada panel kiri.
2. Pilih lokasi penyimpanan di panel tengah.
3. Pada panel terkanan, ganti pilihan format file dari Excel Workbook (*.xlsx) menjadi Excel Binary Workbook (*.xlsb).
4. Klik Save.

Kekurangan Tipe File XLBS

Bila file binari lebih efisien, kenapa Microsoft gak menjadikannya sebagai format default?

Excel butuh program tambahan untuk mengubah file binari menjadi tampilan worksheet yang kita kenal.

Program tambahan ini tidak sama standarnya di antara program-program spreadsheet yang ada. Mereka yang menggunakan Google Sheet atau LibreOffice Calc belum tentu bisa membukanya.

Bahkan, xlsb yang dibuat oleh Excel dengan versi tertentu belum tentu cocok dengan Excel versi lain.

Gunakan Gambar Resolusi Rendah di Excel

Resolusi gambar berbanding lurus dengan ukurannya.

Selama worksheet tidak untuk diprint atau resolusi rendah aja sudah sesuai kebutuhan, pertimbangkan penggunaannya.

Gunakan program seperti Adobe Photoshop atau GIMP (gratis) untuk konversi gambar ke resolusi lebih rendah.

Bila lebih suka online, gunakan layanan seperti Canva atau TinyIMG.

Kompres Gambar di Excel

Bila memungkinkan, gunakan fitur kompres gambar di Excel.

Fitur ini terletak pada tab konteks Picture Format.

Berikut langkah-langkah untuk kompres gambar di Excel:

1. Buka sheet di mana gambar berada, lalu pilih gambar untuk menampilkan tab Picture Format.
2. Pada tab Picture Format → Kelompok Adjust, klik Compress Picture.
3. Pada kotak dialog Compress Picture:
   1. Buang centang Apply only to this picture.
   2. Centang Delete cropped areas of pictures.
   3. Pilih Email (96 ppi): minimize document size for sharing.
   4. klik OK.

Catatan: Cara ini tidak selalu mengurangi besar file. Terlebih bila gambar yang ada sudah merupakan format kompresi, seperti JPG.

Hapus Histori Penyuntingan Gambar

Excel menyimpan versi setiap gambar sebelum gambar tersebut diedit.

Semakin sering penyuntingan terjadi, semakin banyak versinya, semakin berat file Excel.

Excel menawarkan opsi untuk menghapus histori ini seandainya ukuran file jadi beban.

Berikut langkah-langkah menghapus histori penyuntingan untuk mengurangi ukuran file Excel:

1. Pada tab File, di panel terkiri, klik Options.
2. Pada panel navigasi, klik Advanced.
3. Pada kelompok Image Size and Quality:
   1. Pilih workbook di mana gambar (atau gambar-gambar) berada.
   2. Centang Discard editing data.
4. Klik OK.

Kekurangan Menghapus Editing Data

Editing data adalah cara Excel untuk membantu pengguna untuk kembali pada kondisi tertentu setelah gambar diedit.

Dengan menghapus data ini, gambar yang ada menjadi final dan pengguna tidak bisa lagi kembali pada versi sebelumnya.

Hapus Cache PivotTable

Saat membuat PivotTable, Excel juga akan membuat file cache yang disebut sebagai Pivot cache.

Pivot cache adalah salinan data sumber.

Ketika terjadi perubahan terhadap PivotTable atau PivotChart, Excel menggunakan cache ini.

Pivot Cache membuat perubahan di PivotTable lebih cepat, karena tidak ada komputasi ulang terhadap sumber data. Masalahnya, cache mampu menambah ukuran file, bahkan bisa dua kalinya.

Berikut cara hapus cache PivotTable Excel:

1. Klik kanan PivotTable, klik PivotTable Options.
2. Pada tab Data, lakukan langkah-langkah berikut:
   1. Hilangkan centang Save source data with file.
   2. Centang Refresh data when opening the file.
   3. Klik OK.

Kekurangan Metode Menghapus Pivot Cache

Bila sumber data besar dan kompleks, ketiadaan cache dapat membuat proses komputasi PivotTable lebih lama.

Hapus Objek Tidak Penting

Contoh objek dalam Excel adalah chart, gambar, Pivot, dan wordArt.

Objek-objek ini adalah faktor dalam menaikkan ukuran file.

Bijak dalam menggunakan objek adalah penting.

Bila tidak dibutuhkan, hapus saja.

Cara menghapus objek umumnya dilakukan dengan memilih objek bersangkutan (atau klik kanan), lalu tekan Delete (atau perintah sejenisnya).

Hapus Baris dan Kolom Kosong

Ada dua definisi cell kosong, yaitu:

• Cell dengan nilai yang tidak kelihatan, seperti spasi.
• Cell yang sungguh-sungguh kosong (belum ada entri sama sekali).

Dalam konteks bahasan kita, baris atau kolom kosong adalah baris atau kolom yang keseluruhan cellnya terdiri dari kategori pertama dan kedua.

Hapus kolom atau baris seperti ini untuk memperkecil ukuran file.

Bila data cukup besar dan sulit meneliti satu per satu kolom atau baris, gunakan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi cell terakhir untuk setiap range data di dalam worksheet.
2. Terapkan conditional formatting untuk cell kosong.
3. Hapus baris atau kolom sesuai dengan penandaan conditional formatting.

Hapus Format Cell yang Tidak Penting

Format cell adalah penting. Bila berlebihan, data malah sulit dibaca dan memberatkan file. Terlebih lagi bila penerapan format dilakukan lewat conditional formatting.

Berikut cara tercepat menghapus format:

1. Pilih range data dengan format yang akan dihapus.
2. Pada tab Home → Kelompok Editing → Clear, pilih Clear Formats.

Perintah ini akan menghapus semua bentuk format, baik yang diaplikasikan lewat Ribbon, Format Cells, Conditional Formatting, atau Cell Styles.

Hapus Rumus yang Tidak Penting

Bila seperti kami, teman-teman pasti sering bikin rumus percobaan untuk digunakan pada perhitungan yang sesungguhnya.

Sering kali, rumus ini tertinggal, terlupakan, dan jadi sampah yang memberatkan.

Sampah, pastinya, harus dibuang.

Bila jumlahnya banyak, memeriksa cell satu per satu tentunya makan waktu.

Gunakan shortcut Ctrl+` untuk menampilkan rumus di semua cell. Setelahnya, hapus rumus-rumus yang tidak diperlukan.

Bisa juga menggunakan Find and Replace untuk menghapus cell-cell dengan rumus.

Menghapus Sheet Excel yang Tidak Dibutuhkan

Bila worksheet hanya berisi objek-objek tidak penting atau rumus percobaan atau bahkan sheet kosong, hapus worksheet ini untuk mengurangi ukuran file Excel.

Ada dua cara melakukannya.

Pertama adalah dengan menghapus worksheet yang tidak dibutuhkan:

1. Klik satu atau beberapa tab worksheet yang ingin dihapus.
2. Klik kanan salah satu tab worksheet terpilih.
3. Klik Delete.

Cara lainnya adalah dengan memindahkan worksheet ke file lain. Cara ini lebih aman karena lebih kecil resiko salah hapus.

Kekurangan Metode Menghapus Worksheet

Bila tidak hati-hati, kita bisa salah hapus worksheet.

Karena itu, menyalinnya dulu ke workbook lain, alih-alih langsung dihapus, adalah cara yang lebih baik.

Pertimbangkan Menggunakan Perhitungan Manual

Bila semua elemen yang memberatkan sudah dioptimalisasi tapi file tetap besar dan berat, pertimbangkan penggunaan perhitungan manual.

Secara default, perhitungan di dalam workbook adalah otomatis. Perhitungan otomatis terjadi saat workbook dibuka atau setiap kali ada perubahan.

Semakin banyak rumus atau conditional formatting, semakin banyak perhitungan dilakukan, dan semakin berat kerja Excel.

Berikut cara mengatur perhitungan manual di Excel:

1. Pada tab Formulas → Kelompok Calculation → Calculation Options, ganti pilihan dari Automatic ke Manual.

Perhitungan baru akan dilakukan bila kita menjalankan Shift+F9 (hitung ulang worksheet aktif) atau F9 (hitung ulang seluruh worksheet dari workbook aktif).

Kekurangan Perhitungan Manual

Selalu ingat bahwa ada kemungkinan nilai-nilai hasil rumus bukan nilai teraktual karena perhitungan tidak berjalan otomatis.